Définitions

Personne de l'Administration Des Ventes en charge du client

Une action spécifique permet d'exclure la ou les factures sélectionnées du scénario de relance et d'effectuer à la place une autre action. Par exemple, si le client s'engage à payer une facture à une date D, il est pertinent de programmer une action spécifique de suivi de promesse de règlement sur cette facture à D + 2 jours. Lorsqu'une facture est qualifiée en litige, une action spécifique de suivi de litige est automatiquement programmée par My DSO Manager pour sortir cette facture de la relance.

L'agenda de relance est un outil central de My DSO Manager. Il contient l'ensemble des actions de relance devant être effectuées, celles-ci pouvant être des actions de scénario de relance, des action spécifiques ou des actions automatiques. Il permet au gestionnaire d'organiser ses priorités et son activité dans My DSO Manager.

Autres garanties telles que : garantie bancaire, lettre de crédit standby, garantie maison mère...etc.

La balance âgée est un outil permettant de suivre la situation des créances client en fonction de leur ancienneté par rapport à leur date d'échéance. Elle est divisée en plusieurs tranches de retard. Par exemple, les créances non échues, puis les créances échues depuis 1 et 30 jours, puis depuis 31 et 60 jours...etc. Elle s'applique à l'ensemble des factures émises non encore payées et peut être déclinée par client ou groupe de clients.

Comptabilité fournisseurs (du client) centralisant les paiements de plusieurs comptes clients

Personne en charge du recouvrement des créances pour ce compte client

Coût annuel d'un jour de DSO calculé avec le taux d'intérêt interne (le coût de l'argent) à votre entreprise.

Le coût du crédit est le coût financier supporté par le vendeur lors d'une vente à crédit (assortie d'un délai de paiement). Il est différent pour chaque entreprise et dépend de la structure du passif de l'entreprise et des coûts de chaque poste (fonds propres, dettes financières...etc.). Il est nécessaire de connaître ce coût pour son entreprise pour fixer les délais de paiement et taux de pénalités de retard.

La date d'échéance est la date contractuelle à laquelle une facture doit être payée par le client. Elle est définie lors de l'émission de la facture en fonction du délai de paiement accordé. Il est important qu'elle soit correcte pour éviter tout litige justifiant le non paiement de la facture.

Date à laquelle la pièce (facture, avoir...) a été créée

Date à laquelle la pièce a été payée et soldée.

Délai moyen de paiement du client. Il est en fonction de la date effective de paiement des factures par le client par rapport à leur date d'émission. Il diffère du DSO (nombre de jours de chiffre d'affaires facturé et pas encore payé) qui porte sur les factures non encore payées.

Le DSO est le nombre de jours de Chiffre d'Affaires facturé non encore payé par les clients. Il est un indicateur clé pour la trésorerie et le besoin en fonds de roulement de son entreprise. Il doit être le plus bas possible. Le DSO varie en fonction des conditions de paiement accordées aux clients et de la performance en recouvrement de créances.

Le DSO contractuel représente la part du DSO qui correspond aux créances non échues.

Le DSO retard représente la part du DSO correspondant à des créances en retard de paiement.

Email interactif destiné aux acteurs internes à votre entreprise leur permettant d'interagir dans My DSO Manager concernant des demandes d'actions ou de suivi des litiges

L'encours disponible correspond à la limite de crédit moins l'encours total. Il représente donc le crédit d'encours non utilisé.

Montant des créances en retard de paiement

Montant des créances non échues

Somme de l'ensemble des pièces non soldées des créances incluant factures, avoirs, règlements non affectés, opérations diverses et effets en circulation

Montant de créances correspondant à un jour de DSO

Un état de compte est un document récapitulatif de l'ensemble des pièces comptables d'un compte client. Il contient l'ensemble des factures, avoirs et autres pièces non soldées. Ce document permet d'informer le client des factures qu'il a à payer.

Montant de la garantie accordée par l'assureur crédit sur le client.

Il est possible dans My DSO Manager de créer des groupes de clients en fonction des critères souhaités (typologie de clients, par pays, par niveau d'encours, par risque...etc.). Les groupes permettent d'affecter un scénario de relance spécifique et d'obtenir des rapports (DSO, litiges, risque...etc.) dédiés.

Indemnité forfaitaire de frais de recouvrement appliquée par facture en retard de paiement. Elle se cumule aux pénalités de retard dès lors qu'elles sont activées sur la fiche client.

La limite de crédit représente le montant d'encours de créances maximal à accorder à un client. Son objectif est de limiter l'encours à un niveau cohérent par rapport aux capacités financières du client.

Un litige est une raison invoquée par le client pour justifier le non paiement d'une créance. Il peut être de plusieurs natures : commercial (erreur de prix sur la facture), qualité (le matériel livré ne fonctionne pas) ou administratif (erreur de libellé de facture...).

Montant minimal en dessous duquel aucune action de scénario n'est générée par My DSO Manager.

Référence interne du vendeur du traitement de la commande client.

La notation crédit est un outil de scoring d'entreprises qui se base sur des critères d'évaluation complémentaires. Il permet de donner une note qualitative sur la solvabilité de ses clients.

Permet d'insérer des pénalités de retard de paiement dans les documents de relance et les relevés de compte.

Pièce la plus ancienne du compte non exclue par une action spécifique autour de laquelle le scénario de relance s'articule

Les pièces non soldées sont l'ensemble des documents comptables du poste client (factures, avoirs, opérations diverses, règlements non affectés...) émis et non encore soldés (par exemple les factures non encore payées)

Montant de commandes clients enregistrées et pas encore facturée. Ce montant est pris en compte dans le calcul du risque

Comportement de paiement de vos clients défini en fonction du retard moyen de règlement calculé sur six mois glissants, configurable selon vos critères

Il existe plusieurs rôles dans My DSO Manager qui ont chacun des droits spécifiques :

• Administrateur : accède à toutes les fonctionnalités présente dans l'application dont le paramétrage de la plateforme.
   
• Credit manager : accède à toutes les fonctionnalités sauf « mon compte » et les « paramètres de sécurité » .
   
• Chargé du recouvrement : accède aux fonctionnalités de recouvrement et aux rapports. Il peut également gérer les groupes de clients.
   
• Administration des ventes : accès de visualisation sur les clients, les pièces avec leur statuts et commentaires et sur les rapports.
   
• Commercial : accès en consultation uniquement sur les clients et sur les rapports. Il est cependant possible d'associer un statut et un commentaire sur des factures mais il est impossible d'accéder à l'Admin.
   
• Contrôleur de gestion : accès en consultation uniquement sur les clients et leurs situations de compte ainsi que sur les rapports.
   
• Dirigeant : accès en consultation uniquement sur les clients et leurs situations de compte ainsi que sur les rapports.
   
• Invité : accède uniquement aux rapports.
   

Série d'actions de relances client effectuées par un créancier (le vendeur) en vue d'obtenir le paiement de ses factures par le débiteur (le client)

Montant de retards de paiement dont la date prévisionnelle de paiement (basée sur la date de promesse de règlement ou le retard moyen de paiement du client) n'a pas été respectée.

Retard de paiement moyen du client. Il est calculé en fonction de la date effective de paiement des factures par le client par rapport à leur date d'échéance.

Lorsqu'une entreprise réalise une vente en accordant un délai de paiement à son client, elle n'est pas certaine d'être payée alors qu'elle a déjà livré la matériel commandé ou réalisé la prestation de service. Le risque crédit représente donc la somme des créances émises et non encore payées moins celles qui sont sécurisées (assurance crédit, garanties bancaires...etc.)

Liste d'actions de relance générées en fonction de la date d'échéance de la facture non exclue la plus ancienne du compte client.

Le statut permet de qualifier les pièces et de les affecter temporairement à une catégorie. Par exemple, si un client confirme un paiement, les factures concernées seront qualifiées avec un statut « Promesse de règlement ».

Correspond au coût de l'argent dans votre entreprise. Il dépend du coût des financements bancaires et de la rémunération des actionnaires

Part des créances en cours (non soldées) qui sont en retard de paiement.

Chaque pièce (facture, avoir, paiement non affecté, opération diverse...) chargée dans My DSO Manager doit être associée à un type de pièce interne à My DSO Manager. Ce type dépend de la nature comptable de la pièce.

Il existe 6 types de pièce dans My DSO Manager :

• FAC / Facture : rassemble toutes les factures. Sens débiteur (+) exclusivement
   
• AVO / Avoir : correspond aux avoirs. Sens créditeur (-) exclusivement
   
• RGL / Réglement : regroupe l'ensemble des règlements reçus non affectés (non encore lettrés). Sens créditeur (-) exclusivement
   
• ODI / Opération diverse : rassemble les pièces de type opérations diverses (OD). Send débiteur (+) ou créditeur (-)
   
• TRT / Traite : correspond aux effets en circulations (traites, lettres de change). Sens débiteur (+) exclusivement
   
• DPA / Demande d'acompte : rassemble les demandes de paiement ou demandes d'acomptes qui n'ont pas de valeur comptable. Il s'agit de postes pour mémoire. Sens débiteur (+) exclusivement
   

Type de pièce de votre outil comptable ou ERP

Utilisateur créé et qui peut se connecter au logiciel avec ses identifiants.

Utilisateur créé mais qui ne peut se connecter au logiciel avec ses propres identifiants.