Les encours clients : définition et enjeux

L'encours clients représente la somme des créances clients (factures, avoirs, règlements non affectés, etc.) ouvertes du côté de la comptabilité. On parle donc ici de celles qui n'ont pas encore été payées et soldées.

Il apparait à l'actif du bilan des entreprises dans la catégorie actif circulant. Ce terme précis illustre le caractère temporaire d'une créance. Celle-ci est en effet censée « circuler » et être réglée et soldée dans un laps de temps relativement court après son émission.

Quels sont les risques de l'encours client ?

L'encours clients immobilise les ressources financières de l'entreprise. C'est bien le cas puisqu'il correspond à une somme d'argent qui est « dehors », et qui peut présenter un risque. En effet, puisque le paiement des factures n'est pas certain, la santé financière de l'entreprise vendeuse est mise en jeu. De plus, cette somme se déprécie avec le temps sans contrepartie, particulièrement en période d'inflation marquée.

Chaque entreprise a ainsi triplement intérêt à réduire cet encours, car les enjeux de l'encours client sont nombreux :

• Un risque de factures impayées et donc de pertes qui impacteront le compte de résultat, le chiffre d'affaires et les fonds propres.
• Un poids pour la trésorerie de l'entreprise et sa capacité à investir et à se développer.
• Un risque de dépréciation. Sa valeur va diminuer du fait de l'inflation et de l'absence d'entrée d'argent liée à ce crédit accordé à ses clients.

L'encours client : un besoin indispensable

L'encours clients est donc un important contributeur au Besoin en Fonds de Roulement. Il est cependant indispensable, car l'octroi d'un délai de paiement dans les relations commerciales entre professionnels est très souvent incontournable. À noter que les délais de paiement sont encadrés par la Loi qui les limite dans le temps.

Ainsi, en France, le délai de paiement maximal est de soixante jours date de facture ou de quarante-cinq jours en fin de mois. Ce nombre de jours a été mis en œuvre par la Loi de Modernisation de l'Économie (LME) en 2008. Lire l'article L441-10 du code de commerce à ce sujet.

À noter que la Loi prévoit également l'application de pénalités de retard ou d'intérêts moratoires. Celles-ci sont dues de plein droit en cas de retards de paiement (article L441-6) et contribuent, lorsqu'elles sont appliquées, à inciter les clients à payer en temps et en heure.

Comment bien gérer son encours client ?

L'encours clients est donc en partie subi par les entreprises et il doit être géré sur différents aspects. En effet, il impacte non seulement la trésorerie mais également la rentabilité et la satisfaction clients. Il représente donc un enjeu de gestion majeur pour les entreprises. L'encours client doit être abordé sous plusieurs angles :

Piloter le risque client afin d'identifier et de réduire les risques d'impayés

L'évaluation et la gestion du risque client a pour objectif principal d'éviter retards de paiement et impayés. De nombreuses techniques et outils permettent d'effectuer des analyses crédit et de couvrir les encours et les risques identifiés.

La première étape est de réintégrer dans la négociation commerciale les conditions de paiement. Vous pourrez ainsi, par exemple, obtenir des acomptes à la commande ou des paiements comptant et raccourcir le délai de paiement accordé, particulièrement avec les clients en difficultés financières.

Ensuite, certains tiers, assureurs crédit, banques, peuvent garantir le paiement des factures et protéger votre entreprise en cas d'impayé ou de défaillance de l'acheteur. Des outils spécifiques tels que les crédits documentaires ou autres Standby Letter of Credit, contribuent à réduire le risque d'impayés. C'est également le cas pour certaines clauses contractuelles. Nos tutoriels sur la Gestion du Risque vous accompagneront pour approfondir ce sujet.

Identifier et traiter rapidement les litiges

Parfois, votre client a une bonne raison de ne pas payer : problème administratif, de qualité, ou encore de livraison, etc,. Une relance préventive, effectuée avant échéance, permet d'avoir connaissance au plus tôt du problème pour le régler au plus vite. Vous pourrez alors vous faire payer tout en préservant la satisfaction client.
La qualité de ce traitement des litiges illustre la capacité de votre entreprise à être bien organisée et orientée vers ses clients. Ce point est donc lié de manière inséparable avec les aspects et enjeux commerciaux de votre entreprise.

Mettre en place un recouvrement efficace des factures émises

L'application de scénarios de relance intelligents et d'un suivi quotidien au fil de l'eau des échanges avec les comptabilités fournisseurs crédibilise votre entreprise. Cela influera notamment sur la vision que vos clients auront concernant qualité de sa gestion. De plus, ces éléments permettent d'accélérer les encaissements et de réduire le DSO.

L'efficacité du recouvrement dépend des méthodes appliquées et des outils utilisés. Un logiciel de recouvrement de créance digital est incontournable pour atteindre une bonne performance et crédibilise l'action de votre entreprise.

Digitalisation de la relation client

Ces trois points d'attention et de gestion s'inscrivent dans la révolution digitale de la relation client en cours depuis plusieurs années. Portails, interconnexions entre les systèmes, l'accès en temps réel à l'information pour l'ensemble des acteurs de la relation commerciale, automatisation ou semi-automatisation des actions de relance, etc,. La numérisation permet des gains d'efficacité et de fluidité des échanges inter-entreprises très importants.

La mise en place de solutions digitales est par ailleurs indispensable, notamment avec l'avènement de la facturation électronique. Les entreprises, peu importe leurs secteurs d'activité qui n'auront pas anticipé ou pris le train en marche vont se retrouver déconnectées. Elles devront compenser par des tâches manuelles le travail automatisé et instantané des outils numériques. La digitalisation de la relation commerciale sur ses aspects financiers permet d'être bien plus efficace.

Cela veut dire faire dix fois plus et dix fois mieux en dix fois moins de temps ! Les gains croissent donc de manière exponentielle et portent sur des aspects financiers comme d'image.

Le challenge de l'encours client à l'ère numérique

À travers l'encours clients, se jouent de nombreux challenges pour l'entreprise, qu'ils soient de nature financière ou de qualité. En développant ce qui semble être un simple poste à l'actif du bilan, nous retrouvons tout ce qui fait la force d'une entreprise. Son équilibre financier et sa trésorerie sont notamment témoins de sa pérennité. La qualité de son processus de vente, de ses produits et services, sa gestion et l'intégration de technologies digitales complètent cela.

Numérisation ne veut pas dire déshumanisation, bien au contraire. On décide ici d'enlever à l'humain les tâches rébarbatives pour lesquelles il est infiniment moins performant et pertinent que les outils digitaux interconnectés. Ainsi il peut consacrer son temps et son incomparable valeur ajoutée à l'essentiel de la relation commerciale.

Les relations humaines et la résolution de problèmes complexes nécessitent de nombreuses formes d'intelligence et certaines informations dont les outils digitaux ne disposent pas. Les émotions, l'anticipation, l'intuition, etc., sont des aspects humains que la machine est bien loin d'acquérir.

C'est bien l'association de l'humain et du numérique qui permet une gestion optimale de l'encours client. Il représente un enjeu majeur pour toute entreprise travaillant en B to B. Ainsi, il doit être considéré comme un élément central dans la stratégie commerciale.