Définitions

Acteur ADV

Acteur impliqué dans la gestion des opérations de l'Administration des Ventes (ADV), qui peut inclure diverses tâches liées aux ventes et à la gestion des commandes.

Action spécifique

Une action spécifique permet d'exclure la ou les factures sélectionnées du scénario de relance et d'effectuer à la place une autre action. Par exemple, si le client s'engage à payer une facture à une date D, il est pertinent de programmer une action spécifique de suivi de promesse de règlement sur cette facture à D + 2 jours. Lorsqu'une facture est qualifiée en litige, une action spécifique de suivi de litige est automatiquement programmée par My DSO Manager pour sortir cette facture de la relance.

Adresse

Adresse de correspondance, ou de localisation de l'entreprise cliente (N° et voie, lieu-dit, etc.). Est importante pour l'identification et la communication.

Agenda de relance

L'agenda de relance est un outil central de My DSO Manager. Il contient l'ensemble des actions de relance devant être effectuées, celles-ci pouvant être des actions de scénario de relance, des action spécifiques ou des actions automatiques. Il permet au gestionnaire d'organiser ses priorités et son activité dans My DSO Manager.

Associé au client

Collaborateur associé au client correspond au contact interne en charge du client et susceptible d'intervenir dans le processus de recouvrement.
Comment associer un collègue à vos clients ?

Autres garanties

Toutes les garanties, en plus de celles de l'assureur habituel, qui peuvent être fournies pour sécuriser une transaction : garantie bancaire, lettre de crédit standby, garantie maison mère...etc.

Balance âgée

La balance âgée est un outil permettant de suivre la situation des créances client en fonction de leur ancienneté par rapport à leur date d'échéance. Elle est divisée en plusieurs tranches de retard. Par exemple, les créances non échues, puis les créances échues depuis 1 et 30 jours, puis depuis 31 et 60 jours...etc. Elle s'applique à l'ensemble des factures émises non encore payées et peut être déclinée par client ou groupe de clients.

Boîte postale

Elément de l'adresse

Centre payeur

Comptabilité fournisseurs (du client) centralisant les paiements de plusieurs comptes clients

Champs personnalisés Clients

Les champs personnalisés permettant de stocker des informations spécifiques relatives à votre besoin informatif et analytique.

Champs personnalisés Pièce

Champs personnalisés permettant de stocker des informations spécifiques relatives à la pièce.

Chargé de résolution

Personne chargée de résoudre les problèmes ou les questions liés aux pièces.
Seuls les rôles, credit manager, chargé de recouvrement, ADV et commercial peuvent être désignés.
Comment créer et clôturer un litige ?

Chargé de recouvrement

Personne responsable du suivi du client : recouvrement des créances, des paiements en retard et des traitements des litiges.
Comment affecter un chargé de recouvrement à un client ?

Chorus Pro

• Statut : Statut de la pièce dans le système Chorus Pro.
   
• Commentaire : Commentaires fournis par le client à travers la plateforme Chorus.
   
• Date statut Chorus : Date du statut Chorus Pro.
   

Coût d'un jour de DSO

Coût annuel d'un jour de DSO calculé avec le taux d'intérêt interne (le coût de l'argent) à votre entreprise.

Coût du crédit

Le coût du crédit est le coût financier supporté par le vendeur lors d'une vente à crédit (assortie d'un délai de paiement). Il est différent pour chaque entreprise et dépend de la structure du passif de l'entreprise et des coûts de chaque poste (fonds propres, dettes financières...etc.). Il est nécessaire de connaître ce coût pour son entreprise pour fixer les délais de paiement et taux de pénalités de retard.

Code client

Identifiant attribué à chaque client pour une identification facile dans My DSO Manager.

Code groupement

Permet de lier des clients communs à plusieurs entités d'un multi afin d'avoir une vision consolidée des encours, retards, limites de crédit, etc.
Qu'est-ce que le code groupement ?

Code postal

Elément de l'adresse

Commentaires client

• Auteur : Auteur des commentaires fournis par le client à partir de la page interactive.
• Commentaire : Commentaires fournis par le client à travers la page interactive, qui peuvent inclure des explications, des demandes ou des remarques.
• Date : Date à laquelle les commentaires du client ont été renseignés sur la page interactive.
• Email : Adresse électronique associée aux commentaires fournis par le client à partir de la page interactive.

Qu'est-ce que la relance interactive et comment l'activer ?

Commercial

La personne ou l'équipe commerciale associée à la transaction ou à la pièce.

Compte bloqué ?

Cette Information, intégrée à partir de l'import des données ou manuellement, stipule la situation du compte client.
Le compte est-il bloqué? (Oui/Non)

Connecteur Assureur

Informations provenants des compagnies d'assurance pour gérer les garanties.

Connecteur Financier

Informations provenants du prestataire d'informations financières.

Contact pour le recouvrement ?

Le contact pour le recouvrement est l'interlocuteur principal chez le client à contacter pour tous les aspects liés à la gestion des créances.
Le compte client a-t-il un contact identifié comme « contact pour le recouvrement »? (Oui/Non)
Qu'est-ce que le contact pour le recouvrement ?

Date échéance

Date contractuelle à laquelle une facture doit être payée par le client. Elle est définie lors de l'émission de la facture en fonction du délai de paiement accordé. Il est important qu'elle soit correcte pour éviter tout litige justifiant le non paiement de la facture.

Date émission

Date à laquelle la pièce a été émise.

Date commande

Date à laquelle la commande a été passée.

Date de création client

Date à laquelle le compte client a été créé dans My DSO Manager.

Date de création pièce

Date à laquelle la pièce a été créée dans My DSO Manager.

Date de modification client

Date à laquelle des informations relatives au compte client ont été modifiées dans My DSO Manager (import ou action manuelle).

Date de modification pièce

Date à laquelle des informations relatives à la pièce ont été modifiées dans My DSO Manager. (Import ou action manuelle)

Date de promesse de règlement

Date à laquelle le client s'est engagé à effectuer le règlement.

Date paiement

Date contractuelle à laquelle une facture doit être payée par le client. Elle est définie lors de l'émission de la facture en fonction du délai de paiement accordé. Il est important qu'elle soit correcte pour éviter tout litige justifiant le non paiement de la facture.

Date statut

Date à laquelle le dernier statut de la pièce a été indiqué.

Délai de paiement

Durée maximale contractuelle pendant laquelle un client doit effectuer le paiement après la date d'émission de la facture.

Délai moyen de paiement

Délai moyen de paiement du client. Il est en fonction de la date effective de paiement des factures par le client par rapport à leur date d'émission. Il diffère du DSO (nombre de jours de chiffre d'affaires facturé et pas encore payé) qui porte sur les factures non encore payées.

Devise

Devise dans laquelle le montant de la pièce est exprimé.
La valeur de la devise peut différer de la devise principale paramétrée pour My DSO Manager.

DSO

Le DSO est le nombre de jours de Chiffre d'Affaires facturé non encore payé par les clients. Il est un indicateur clé pour la trésorerie et le besoin en fonds de roulement de son entreprise. Il doit être le plus bas possible. Le DSO varie en fonction des conditions de paiement accordées aux clients et de la performance en recouvrement de créances.

DSO contractuel

Le DSO contractuel représente la part du DSO qui correspond aux créances non échues.

DSO retard

Le DSO retard représente la part du DSO correspondant à des créances en retard de paiement.

Email interne interactif

Email interactif destiné aux acteurs internes à votre entreprise leur permettant d'interagir dans My DSO Manager concernant des demandes d'actions ou de suivi des litiges

Email pour relancer ?

Le client a-t-il un contact avec une adresse électronique définie pour l'envoi des correspondances ? (Oui/Non)

Emails interactifs

La relance interactive permet à vos clients d'accéder à leur situation de compte sur My DSO Manager en cliquant sur un lien présent dans vos emails de relance.
La relance interactive est-elle activée? (Oui/Non)
Qu'est-ce que la relance interactive et comment l'activer ?

Encours

Somme de l'ensemble des pièces non soldées (factures, avoirs, règlements non affectés, opérations diverses et effets en circulation)

Encours échu

Somme de l'ensemble des pièces en retard de paiement

Encours disponible

L'encours disponible correspond à la limite de crédit moins l'encours total. Il représente donc le crédit d'encours non utilisé.

Encours non échu

Somme de l'ensemble des pièces non soldées et non en retard de paiement

Encours total

Encours + portefeuille de commande

Enseigne

Le nom commercial ou la dénomination sous laquelle l'entreprise cliente opère.

Equivalent d'un jour de DSO

Montant de créances correspondant à un jour de DSO

Etat / Province

Division géographique d'un pays, qui peut être importante pour les questions fiscales et légales.

Etat de compte

Un état de compte est un document récapitulatif de l'ensemble des pièces comptables d'un compte client. Il contient l'ensemble des factures, avoirs et autres pièces non soldées. Ce document permet d'informer le client des factures qu'il a à payer.

Facture leader

Facture la plus ancienne du compte non exclue par une action spécifique.
C'est la date d'échéance de cette facture leader qui génère les actions de relance en fonction du scénario affecté au client.
A noter que les actions de scénarios peuvent dans certains cas être générées en fonction de la date de la dernière action

Garantie assureur

Montant de la garantie accordée par une compagnie d'assurance pour se prémunir des risques d'impayés.

Garantie temporaire

• Garantie temporaire (montant) : Montant de la garantie accordée pour une période limitée.
   
• Garantie temporaire - Date de début : Date à laquelle la garantie temporaire prend effet.
   
• Garantie temporaire - Date de fin : Date à laquelle la garantie temporaire expire.

Groupes de clients

Il est possible dans My DSO Manager de créer des groupes de clients en fonction des critères souhaités (typologie de clients, par pays, ...)
Qu'est-ce qu'un Groupe et comment l'affecter à vos clients ?

Identifiant client unique

Un identifiant unique technique attribué à chaque client permettant de distinguer des clients ayant le même code.

Identifiant légal (Siren)

Le numéro d'identification légale attribué à une entreprise.

Identifiant pièce unique

Identifiant unique attribué à chaque pièce pour une identification précise.

Indemnité forfaitaire

Montant fixe applicable par facture en cas de retard de paiement pour indemnisation des frais de recouvrement.
L'indemnité forfaitaire est-elle activée? (Oui/Non)
Comment appliquer l'indemnité forfaitaire ?

Limite de crédit

La limite de crédit représente le montant d'encours maximal à accorder à un client. Son objectif est de limiter l'encours à un niveau cohérent par rapport aux capacités financières du client.
Comment gérer la limite de crédit ?

Litige

Un litige est une raison invoquée par le client pour justifier le non paiement d'une créance. Il peut être de plusieurs natures : commercial (erreur de prix sur la facture), qualité (le matériel livré ne fonctionne pas) ou administratif (erreur de libellé de facture...).

Marché

Le secteur dans lequel l'entreprise cliente opère.

Minimum de relance

Montant minimal en dessous duquel aucune action de scénario n'est générée par My DSO Manager.

Montant initial HT

Montant initial de la pièce hors taxes.

Montant initial TTC

Montant initial de la pièce toutes taxes comprises.

Montant restant HT

Montant qui reste dû sur la pièce hors taxes.

Montant restant TTC

Montant qui reste dû sur la pièce toutes taxes comprises.

Moyen de paiement

Mode utilisé par le client pour effectuer ses paiements.

N° de dossier

Référence interne du vendeur du traitement de la commande client.

N° pièce

Référence attribuée au document comptable, généralement utilisé pour son suivi et son identification.

Nom de l'affaire

Nom/désignation de l'opération commerciale ou du projet lié à la pièce.

Notation crédit

• Catégorie de risque : Catégorie qui évalue le niveau de risque associé à un client sur la base de la matrice de notation définie.
   
• Score : Note attribuée pour évaluer la qualité de risque d'un client sur la base de la matrice de notation définie.

Qu'est-ce que la notation crédit ?

Numéro de TVA

Le numéro d'identification fiscale attribué à une entreprise pour la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Pays

Le pays d'origine ou de localisation de l'entreprise cliente.

Pénalités de retard

Montant d'intérêts calculés selon le nombre de jours de retard et le taux que vous avez paramétré sur la rubrique Mon compte.
Les pénalités de retard sont-elles activées? (Oui/Non)
Comment appliquer les pénalités de retard ?

Pièce ignorée

Critère permettant d'identifier les pièces qui ont été ignorées lors des activités de relance. La pièce est-elle ignorée lors de la relance ? (Oui/Non)
Comment ignorer une pièce lors des relances ?

Pièce leader

Pièce la plus ancienne du compte non exclue par une action spécifique autour de laquelle le scénario de relance s'articule

Pièces non soldées

Les pièces non soldées sont l'ensemble des documents comptables du poste client (factures, avoirs, opérations diverses, règlements non affectés...) émis et non encore soldés (par exemple les factures non encore payées)

Portefeuille de commande

Montant de commandes clients enregistrées et pas encore facturée. Ce montant est pris en compte dans le calcul du risque

Profil payeur

Comportement de paiement de vos clients défini en fonction du retard moyen de règlement calculé sur six mois glissants, configurable selon vos critères.
Comment gérer les profils payeurs ?

Raison sociale

Le nom légal de l'entreprise cliente.

Référence assureur

Identifiant ou la référence fournie par une compagnie d'assurance

Réponse interne

• Réponse interne - Auteur : Auteur des réponses reçues à partir de la page interne interactive, liées à la pièce.
   
• Réponse interne - Commentaires : Commentaires ou les réponses internes concernant la pièce, apportés à travers la page interne interactive.
   
• Réponse interne - Date : Date à laquelle les réponses internes ont été enregistrées via la page interne interactive.
   
• Réponse interne - Email : Adresse électronique associée aux réponses internes reçues via la page interne interactive.

Rôle

Il existe plusieurs rôles dans My DSO Manager qui ont chacun des droits spécifiques :

• Administrateur : accède à toutes les fonctionnalités présente dans l'application dont le paramétrage de la plateforme.
   
• Credit manager : accède à toutes les fonctionnalités sauf « mon compte » et les « paramètres de sécurité » .
   
• Chargé du recouvrement : accède aux fonctionnalités de recouvrement et aux rapports. Il peut également gérer les groupes de clients.
   
• Administration des ventes : accès de visualisation sur les clients, les pièces avec leur statuts et commentaires et sur les rapports.
   
• Commercial : accès en consultation uniquement sur les clients et sur les rapports. Il est cependant possible d'associer un statut et un commentaire sur des factures mais il est impossible d'accéder à l'Admin.
   
• Contrôleur de gestion : accès en consultation uniquement sur les clients et leurs situations de compte ainsi que sur les rapports.
   
• Dirigeant : accès en consultation uniquement sur les clients et leurs situations de compte ainsi que sur les rapports.
   
• Invité : accède uniquement aux rapports.
   

Recouvrement de créances

Série d'actions de relances client effectuées par un créancier (le vendeur) en vue d'obtenir le paiement de ses factures par le débiteur (le client)

Relance groupée

La relance groupée consiste à consolider la relance de plusieurs comptes clients sur un seul et même compte.
Le client fait-il partie d'une relance groupée? (Oui/Non)
Comment grouper la relance ?

Retard (Nb jours)

Nombre de jours de retard par rapport à la date d'échéance.

Retard hors prévision

Montant de retards de paiement dont la date prévisionnelle de paiement (basée sur la date de promesse de règlement ou le retard moyen de paiement du client) n'a pas été respectée.

Retard moyen de paiement

Le retard de paiement moyen du client prend en compte les factures (type de pièce My DSO Manager) qui ont été soldées au cours des six derniers mois.
Une pondération est appliquée en fonction du montant de la facture et son retard.

Risque crédit

Lorsqu'une entreprise réalise une vente en accordant un délai de paiement à son client, elle n'est pas certaine d'être payée alors qu'elle a déjà livré la matériel commandé ou réalisé la prestation de service. Le risque crédit représente donc la somme des créances émises et non encore payées moins celles qui sont sécurisées (assurance crédit, garanties bancaires...etc.)

Scénario de relance

Scénario défini pour le client : Succession d'actions de relances configurées dans My DSO et appliquées en fonction de la date d'échéance de la facture leader.
Qu'est-ce qu'un scénario de relance ?

Score

Evaluation numérique de la fiabilitité/crédibilité financière d'un client.

Siret

Le numéro d'identification d'un établissement attribué à une entreprise en France.

Site Internet

L'adresse web de l'entreprise cliente.

Soldée ?

Critère permettant de réaliser les recherches en se focalisant sur les pièces non soldées ou soldées. La pièce est-elle soldée? (Oui/Non)

Statut

Le statut permet de qualifier les pièces et de les affecter temporairement à une catégorie.
Par exemple, si un client confirme un paiement, les factures concernées seront qualifiées avec un statut « Promesse de règlement ».

• Statut - Nom : Nom du statut définit dans My DSO Manager
• Statut - Commentaire : Commentaire explicatif lié à l'état de la créance.
• Statut - Date : Date à laquelle le dernier statut de la pièce a été indiqué.
• Statut - Auteur : Auteur du statut de la pièce, ayant réalisé la qualification de celle-ci.

Comment gérer les statuts ?

Taux d'intérêt interne

Correspond au coût de l'argent dans votre entreprise. Il dépend du coût des financements bancaires et de la rémunération des actionnaires

Taux de retard

Part des créances en cours (non soldées) qui sont en retard de paiement.

Téléphone pour relancer ?

Le client a-t-il un contact avec un n° de téléphone défini pour l'envoi des rappels de paiement ? (Oui/Non)

Type de pièce

Type de pièce interne, dépendant de la nature comptable de la pièce. Est utilisé pour déterminé le type de pièces dans My DSO Manager.

Type de pièce ERP

Type de pièce de votre outil comptable ou ERP

Type de pièce My DSO Manager

Chaque pièce (facture, avoir, paiement non affecté, opération diverse...) chargée dans My DSO Manager doit être associée à un type de pièce interne à My DSO Manager. Ce type dépend de la nature comptable de la pièce.

Il existe 6 types de pièce dans My DSO Manager :

• FAC / Facture : rassemble toutes les factures. Sens débiteur (+) exclusivement
   
• AVO / Avoir : correspond aux avoirs. Sens créditeur (-) exclusivement
   
• RGL / Règlement : regroupe l'ensemble des règlements reçus non affectés (non encore lettrés). Sens créditeur (-) exclusivement
   
• ODI / Opération diverse : rassemble les pièces de type opérations diverses (OD). Send débiteur (+) ou créditeur (-)
   
• TRT / Traite : correspond aux effets en circulations (traites, lettres de change). Sens débiteur (+) exclusivement
   
• DPA / Demande d'acompte : rassemble les demandes de paiement ou demandes d'acomptes qui n'ont pas de valeur comptable. Il s'agit de postes pour mémoire. Sens débiteur (+) exclusivement
   

Type statut

Le type de statut permet de catégoriser de manière générique le stade du recouvrement d'une pièce.
Cinq catégories, non modifiables sont existantes : en cours, promesse de règlement, litige, litige résolu et contentieux

Utilisateurs actifs

Utilisateur créé et qui peut se connecter au logiciel avec ses identifiants.

Utilisateurs inactifs

Utilisateur créé mais qui ne peut se connecter au logiciel avec ses propres identifiants.

Ville

Ville de localisation de l'entreprise cliente