Comment débuter dans My DSO Manager ?

Bienvenue dans My DSO Manager !

Ce tutoriel va vous permettre d'utiliser rapidement le logiciel, ceci en trois étapes :

1. Importez vos données :

Importer vos données clients (code client, raison sociale, adresse, ...) ainsi que les pièces non soldées (factures, avoirs, règlements non affectés, ...) en provenance de votre système (ERP, logiciel comptable, CRM, ...)

Il est possible d'importer vos données de différentes manières :

Manuellement par notre module d'import Smart Upload. En savoir plus

Automatiquement par FTP sécurisé en utilisant Smart Upload pour paramétrer l'import. En savoir plus

Automatiquement grâce à nos connecteurs. En savoir plus

2. Paramétrez votre plateforme :

Commencez par paramétrer Mon compte et renseignez les informations nécessaires, telles que la raison sociale et l'adresse de votre entreprise, le taux de pénalités de retard que vous souhaitez appliquer, la devise principale de votre compte, ...

Dans l'Admin, choisissez les statuts que vous allez utiliser pour qualifier les pièces (factures, avoirs...). Plus d'information sur les statuts.

Définissez comment vous souhaitez relancer vos clients dans My DSO Manager. Pour cela, allez dans l'Admin dans la gestion des scénarios de relance pour déterminer si les scénarios et les modèles d'emails et de courriers proposés nativement vous conviennent ou si vous les adaptez.

Vous pouvez modifier et créer autant de scénarios que vous le souhaitez.
Affectez les scénarios de relance à vos clients dans l'onglet Clients. Voir pour cela Comment affecter un scénario de relance à un client ?

Associez à chacun de vos clients votre contact recouvrement au niveau de la fiche client ou via notre module d'import Smart Upload en n'oubliant pas d'intégrer son email.

Créez les comptes utilisateurs(chargés de recouvrement, commerciaux, administration des ventes...) et associez-les avec les clients (à partir de la fiche client ou en masse après une recherche clients). Ce sont ces personnes que vous solliciterez pour la résolution des litiges et pour effectuer certaines actions de relance.

3. Effectuez des actions et qualifiez les pièces :

Allez dans votre agenda de relance

et commencez à effectuer des actions et à qualifier vos factures avec statuts (promesse de règlement, litige...) et commentaires.

Si vos créances contiennent des factures échues depuis longtemps (plus de 6 mois par exemple), My DSO Manager va vous proposer une action de scénario avec une date d'action ancienne, conformément au scénario de relance que vous avez créé ou choisi.

Dans ce cas, cette action peut être interprétée comme une alerte qui vous incite à aller sur le compte client et à qualifier les pièces avec le bon statut. Il est certainement pertinent de créer une action spécifique. sur ces vieilles factures pour les gérer de manière appropriée.

En effet, les scénarios de relance sont adaptés aux créances en situation « normale ». Dès lors qu'une facture est ancienne ou qu'une raison particulière explique son non paiement, elle doit être traitée par une action spécifique.

Allez plus loin...

Créez des Alertes pour faire ressortir les clients en anomalie (promesses de règlement non tenues, clients en retard mais non relancés depuis 15 jours, clients dont l'encours est supérieur à la limite de crédit...).

Suivez et faites progresser le taux de qualification des pièces qui représente la part des créances échues qualifiées avec un statut et un commentaire.

Intéragissez avec vos clients avec les emails interactifs et impliquez les acteurs internes à votre entreprise (commerciaux...) avec les emails internes interactifs.

Accélérez la résolution des litiges avec les actions spécifiques et le rapport litiges

Appliquez des pénalités de retard à vos clients mauvais payeurs afin de les inciter à respecter les échéances contractuelles.

Pilotez et améliorez votre performance avec les rapports balance âgée (taux de retard), DSO, suivi des encaissements...

Gérez la trésorerie de votre entreprise avec le rapport prévionnel d'encaissements qui se base sur les promesses de règlement entrées dans My DSO Manager et sur le comportement de paiement de vos clients constaté dans le logiciel.