Donnez vie à vos statuts grâce aux actions de suivi !

Afin d'optimiser le suivi du recouvrement et renforcer la cohérence de vos relances, il est possible d'associer un modèle d'action spécifique à chaque statut dans My DSO Manager.

Pourquoi configurer cette association ?

L'objectif est de gagner du temps dans vos relances, harmoniser vos pratiques entre les membres de vos équipes et automatiser la proposition d'actions adaptées à chaque statut afin de fluidifier l'ensemble du processus de recouvrement.

Pré-requis

• Vous disposez de modèles d'actions spécifiques (emails, appels, courrier,...) dédiés à votre besoin.
  Comment créer ou modifier une action de scénario ?
  Comment gérer ses modèles d'emails et de SMS ?
  Comment gérer ses modèles de courriers ?
• L'ensemble des statuts sont à jour afin de procéder à la configuration.

Créez le lien entre le statut et l'action

Accédez à Admin → Gérer les statuts des pièces pour :

• Définir le délai de suivi par défaut (ex. +3 jours),
• Associer un modèle d'action spécifique (email, tâche, appel, etc.) au statut,
• Définir si l'action est automatique, automatique avec confirmation ou email interactif interne.

  Pour en savoir plus : Comment gérer les statuts ?

Dans l'exemple ci-après, pour le statut Litige administratif, une action à J+3 pour envoyer un email interne au service facturation est configurée.
Le modèle d'action associé est Suivi de litige administratif et doit être créé au préalable dans vos modèles.

Comment ça fonctionne ?

Lorsqu'un client fait un retour via la page interactive, sa réponse apparaît dans l'onglet Relances → Réponses & commentaires.

Dans l'exemple ci-après, le client conteste une facture pour un litige administratif.



En cliquant sur le bouton Valider et qualifier, vous pouvez :

• Valider la réponse sans qualification,
• Supprimer la réponse si elle n'apporte pas d'informations complémentaires,
• Ou qualifier la réponse pour la lier aux pièces concernées.

Dans le cas présent, le client conteste une facture pour un litige administratif. Nous allons donc procéder à la validation et à la qualification des pièces.

Dans cette étape, deux approches sont possibles selon votre configuration et vos préférences :

• Qualification classique : vous sélectionnez vous-même le statut, le commentaire et l'action de suivi ;
• Qualification assistée par MAIA : le système propose automatiquement les éléments les plus pertinents en fonction du contenu de la réponse du client.

Qualification classique (manuelle)

• Lors de l'étape de qualification, sélectionnez le statut adaptée, ici Litige administratif et rédigez un commentaire décrivant la réponse du client.
• Si besoin, attribuez un chargé de résolution pour assurer le suivi du dossier.
Astuce : vous pouvez modifier le chargé de résolution à tout moment selon l'évolution du traitement. Comment mettre à jour le commentaire et désigner un nouveau chargé de résolution ?

Une fois la qualification effectuée, vous pouvez :

• Envoyer un email au client ou à un collaborateur interne (commercial(e), ADV, etc.) reprenant les informations renseignées : statut, commentaire, pièces concernées.
• Valider la prochaine action : l'action de suivi à planifier avec sa date de réalisation sera suggérée par rapport à la configuration réalisée.
  Dans le cas présent, une action email de Suivi de litige administratif à J+3 est proposée, excluant alors les pièces concernées des actions de scénario.
  

Qualification assistée avec MAIA

En cliquant sur Valider et qualifier, MAIA analyse la réponse du client et propose automatiquement :

• La qualification la plus probable, type et statut, selon les cas précédemment traités,
• Un résumé automatique du message client dans le champ commentaire,

• Et, selon la configuration du statut, l'action de suivi à planifier avec sa date de réalisation . Ici, un email de Suivi de litige administratif à J+3.