Lors de votre processus de recouvrement, vous êtes susceptibles d'envoyer des courriers à vos clients afin de mettre en œuvre votre processus de recouvrement.

Grâce à My DSO Manager, il est possible de définir un nombre illimité de modèles de courriers, de les personnaliser et les mettre en forme comme vous le souhaitez, et de les envoyer manuellemment, automatiquement avec confirmation, ou 100% automatiquement sans aucune action du gestionnaire.

Trois types de courriers, paramétrables selon votre besoin :

• Lettre simple
• Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR)
• Envoi Recommandé Électronique (ERE)

Comment créer vos modèles de courriers de relance ?

Le contenu d'un courrier se compose de texte et d'informations récupérées automatiquement grâce aux balises #Hashtag.
Les modèles se définissent dans l'Admin, rubrique Gérer les scénarios de relance .

Pour créer ou modifier un modèle de courrier, créez une nouvelle action ou cliquez sur l'action que vous souhaitez modifier.
Il vous suffit de saisir du texte et d'insérer des balises #Hashtag pour récupérer dynamiquement le contenu auquel elles correspondent :


Par exemple, si vous insérez la balise #items_list , un tableau apparaîtra dans le document de relance comprenant l'ensemble des pièces (factures, avoirs...) du compte de votre client :



Pour visualiser le résultat de votre modèle, cliquez sur le bouton Aperçu du courrier.

Les balises #Hashtag vous permettent d'afficher les pièces comptables et la situation de compte (montants en retard, état de compte...), vos informations (nom, email, numéros de téléphone...) ainsi que les informations de votre société (taux de pénalités de retard, relevé d'identité bancaire...).

L'adresse du client est récupérée automatiquement grâce aux éléments présents sur sa fiche.
Vos informations renseignées dans la rubrique Mon compte sont également récupérées afin d'afficher le nom de votre société, l'adresse et le logo, etc.

Avant de terminer et de sauvegarder votre modèle, vous pouvez rendre l'action automatique en cochant « Relance automatique ».
Cette option est disponible uniquement si un connecteur éditique est activé sur votre plateforme.

Par défaut, les relances automatiques sont « A confirmer » par le chargé de recouvrement : il est alors nécessaire de les confirmer dans l'agenda ou depuis la fiche client pour que My DSO Manager procède à l'envoi.

Si vous décochez la case « Relance automatique à confirmer », l'action devient 100% automatique.

Comment automatiser les actions de relance ?

Comment envoyer les courriers et les ERE ?

Il est possible d'envoyer les courriers manuellement ou automatiquement avec confirmation (possibilité de confirmer en masse) ou sans confirmation (le courrier est envoyé à la date de l'action sans intervention du gestionnaire de recouvrement).

Envoi manuel Lettre simple & LRAR

Pour les actions de type Lettre simple et LRAR, lorsque l'action vous est proposée dans votre agenda de Relance , vous pouvez visualiser, sauvegarder en PDF et imprimer le courrier afin de réaliser l'envoi de façon manuelle.


Il vous suffit ensuite de cliquer sur Terminer l'action afin de confirmer l'envoi et passer à l'action de scénario qui suit.

Envoi d'un Courrier RE

Pour le Courrier RE, lorsque l'action vous est proposée, rendez-vous dans la fiche du client.
Dans le volet Actions de relance à effectuer, vous pouvez visualiser le Courrier RE avant envoi. Cliquez sur l'icône afin de passer à l'étape suivante :


Une fenêtre pop-up s'ouvre en vous proposant de sélectionner un destinataire dans la liste déroulante :


Par défaut, le contact défini comme « contact pour le recouvrement » est proposé, vous pouvez sélectionner un autre contact dans la liste déroulante.

Lorsque vous avez sélectionné votre contact, cliquez sur Envoyer courrier + Terminer l'action.

Dès l'envoi réalisé, votre destinataire et vous-même recevez un email indiquant les références d'envoi et confirmant l'expédition du Courrier RE.
Via cet email, votre client pourra consulter le Courrier RE reçu et confirmer la réception via une signature numérique.

Envoi automatique via prestataire éditique

En complément de l'action d'envoi manuelle, My DSO Manager peut transmettre vos courriers papier (Lettre simple, LRAR ou RE) à un prestataire éditique pour impression, mise sous pli, affranchissement et dépôt, de manière 100% automatisée.

• Pré-requis : disposer d'un contrat avec un prestataire éditique et activer l'option côté My DSO Manager.
  
  Voir la Constellation My DSO Manager
• Modèles inchangés : utilisez vos modèles actuels. Le mode d'envoi se définit au niveau de l'action.
  Comment créer ou modifier une action de scénario ?
  Comment automatiser les actions de relance ?
• Automatisation : si l'action « courrier » est automatique et sans confirmation, l'envoi au prestataire est déclenché automatiquement le jour prévu par le scénario de relance.

Récupération de la preuve d'envoi

Vous retrouvez dans l'historique des relances l'action réalisée ainsi que le statut du Courrier (RE ou LRAR) envoyé (En attente de signature, Le destinataire a signé le courrier, ...).


En cliquant sur le statut du courrier, vous visualisez les informations relatives à l'envoi réalisé. Cliquez sur « Voir plus » pour être redirigé vers le site de notre partenaire et vous connecter grâce aux identifiants reçus lors de la création de votre compte :