Comment gérer ses modèles de courriers ?

Lors de votre processus de recouvrement, vous êtes susceptibles d'envoyer des courriers à vos clients afin de suivre votre processus de recouvrement.
Grâce à My DSO Manager, vous disposez de trois types de courriers, paramétrables selon votre besoin :

• Lettre simple
   
• Lettre Recommandée avec Accusé de Récéption (LRAR)
   
• Courrier Recommandé Electronique (RE) (via nos partenaires AR24 et LetReco)

Création de l'action

Le contenu d'un courrier se compose de texte et d'informations récupérées automatiquement grâce aux balises #Hashtag.
Les modèles se définissent dans l'Admin, rubrique Gérer les scénarios de relance.

Pour créer ou modifier un modèle, cliquez sur l'action souhaitée.
Il vous suffit de saisir du texte et d'insérer des balises #Hashtag pour récupérer dynamiquement le contenu auquel elles correspondent :



Par exemple, si vous insérez la balise #items_list, un tableau apparaîtra dans le document de relance comprenant l'ensemble des pièces (factures, avoirs...) du compte de votre client :



Pour visualiser le résultat de votre modèle, cliquez sur le bouton Aperçu de l'email.

Les balises #Hashtag vont vous permettre d'afficher les pièces comptables et situation de compte (montants en retard, état de compte...), vos informations propres (nom, email, numéros de téléphone...) ainsi que les informations de votre société (taux de pénalités de retard appliqué, relevé d'identité bancaire...).
→ voir la liste des balises #Hashtag.

L'adresse du client est récupérée automatiquement grâce aux éléments présents sur sa fiche.
Vos informations renseignées dans la rubrique Mon compte sont également récupérées afin d'afficher le nom de votrez société, adresse et logo, etc.

Envoi d'un courrier

Pour les actions de type Lettre simple et LRAR, lorsque l'action vous est proposée dans votre agenda de Relance, vous pouvez visualiser, sauvegarder en PDF et imprimer le courrier afin de réaliser l'envoi de façon manuelle. Il vous suffit ensuite de cliquer sur Terminer l'action afin de confirmer l'envoi et passer à l'action de scénario qui suit.


Pour le Courrier RE, lorsque l'action vous est proposée, vous devez vous rendre dans la fiche du client. Dans le volet Actions de relance à effectuer, vous pouvez visualiser le Courrier RE avant envoi. Cliquez l'icône afin de passer à l'étape suivante :



Une fênetre pop-up s'ouvre vous proposant de sélectionner un destinataire dans la liste déroulante :



Par défaut le contact défini comme contact pour le recouvrement vous est proposé et un contact autre peut être sélectionné au niveau de la liste déroulante.

Lorsque vous avez sélectionné votre contact, cliquez sur Envoyer courrier + Terminer l'action

Dès l'envoi réalisé, votre destinataire et vous-même recevez un email indiquant les références d'envoi et vous confirmant l'expédition du Courrier RE.
Via cet email, votre client pourra consulter le Courrier RE reçu et confirmer la récéption via une signature numérique.


Vous retrouverez dans l'historique des relances l'action réalisée ainsi que le statut du Courrier RE envoyé (En attente de signature, Le destinataire a signé le courrier, …)



En cliquant sur le statut du Courrier RE, vous visualiserez les informations relatives à l'envoi réalisé et vous pourrez obtenir plus de détail en cliquant sur « Voir plus » afin d'être redirigé vers le site de notre partenaire et vous connecter grâce aux identifiants reçus lors de la création de votre compte :