Comment Proman USA a unifié le recouvrement de ses entités grâce à My DSO Manager

Proman USA, filiale de l'un des leaders mondiaux du travail temporaire et des solutions de gestion des ressources humaines, s'est développé aux États-Unis au travers d'une série d'acquisitions stratégiques. Chaque entreprise acquise disposait de ses propres politiques de credit, pratiques de recouvrement, méthodes de reporting, environnements ERP et culture opérationnelle. En déployant My DSO Manager dans l'ensemble de ses activités américaines, Proman a mis en place un cadre commun de Credit Management et de recouvrement, améliorant la visibilité et la gouvernance tout en préservant la flexibilité locale. Les chargés de recouvrement consacrent désormais moins de temps aux tableaux Excel et davantage à une gestion proactive des clients et à la collaboration avec les équipes internes.

---

Le contexte : une croissance rapide aux États-Unis portée par plusieurs acquisitions

Fondé en France en 1990, Proman est devenu l'un des leaders mondiaux du travail temporaire et des solutions de gestion des ressources humaines. Son développement aux États-Unis a débuté en 2018 au travers d'acquisitions stratégiques, notamment Paramount Staffing, TalentForce, puis PeopleShare.

Chaque acquisition a renforcé la présence de Proman sur le marché, tout en faisant émerger une nouvelle réalité opérationnelle : chaque entité avait développé ses propres processus de Credit Management, standards de reporting, pratiques de recouvrement, environnements ERP et culture opérationnelle. Si chacune de ces entreprises était performante individuellement, la coexistence de plusieurs modes de gestion du poste client est devenue de plus en plus complexe à mesure que le Groupe poursuivait sa croissance.

Pour Melissa Valdez, Directrice du Credit Management de Proman USA , la création d'une organisation credit unifiée est devenue une priorité stratégique. L'objectif n'était pas d'imposer un modèle rigide, mais de mettre en place une gouvernance, une visibilité et une orientation communes tout en préservant les pratiques locales qui avaient déjà fait leurs preuves.

« Chacun gère le credit et le recouvrement à sa manière. Nous ne voulions pas réinventer la roue, mais nous avions besoin que tout le monde avance dans la même direction. »

Melissa Valdez - Directrice du Credit Management, Proman USA

Le défi : des processus, des reportings et une visibilité sur le risque client fragmentés

La croissance par acquisition crée des opportunités, mais elle génère également de la complexité. Chaque entreprise acquise disposait de ses propres :

• Méthodes de recouvrement
• Processus d'octroi de credit
• Standards de reporting
• Pratiques de communication avec les clients
• Environnements ERP
• Culture opérationnelle

Il devenait ainsi de plus en plus difficile d'obtenir une vision consolidée des créances clients. En l'absence de processus standardisés, la Direction ne disposait pas d'une visibilité homogène sur le risque client, les actions de recouvrement, les engagements de paiement, les couvertures d'assurance-credit, la performance des chargés de recouvrement et les reportings de pilotage.

L'équipe credit consacrait également un temps précieux à extraire les données des ERP, à mettre à jour des tableaux Excel et à préparer manuellement des reportings, au lieu de se concentrer sur la relation client. Proman avait donc besoin de bien plus qu'un nouvel outil de reporting : il lui fallait une plateforme capable de devenir le socle opérationnel de l'ensemble de la fonction Credit Management.

Pourquoi la standardisation est devenue une priorité stratégique

Pour Proman, la standardisation n'a jamais consisté à imposer des processus identiques à toutes les entités. L'objectif était de créer un cadre opérationnel commun, garantissant une gouvernance homogène tout en respectant les spécificités locales.

La direction credit souhaitait atteindre simultanément plusieurs objectifs :

• Créer un référentiel unique pour le poste clients
• Automatiser les actions de recouvrement répétitives
• Améliorer la visibilité sur le risque client
• Renforcer la collaboration avec les équipes Commerciales, Paie, Finance et Opérations
• Accompagner les futures acquisitions sans accroître la complexité
• Fournir à la Direction des reportings fiables et actualisés en temps réel

Tout aussi important, l'automatisation devait libérer les chargés de recouvrement des tâches administratives, sans remplacer la dimension humaine qui reste essentielle dans le recouvrement B2B.

« L'automatisation permet de faire avancer l'ensemble des actions. Mais elle nous donne aussi le temps de construire des relations avec nos clients et nos équipes internes. »

Melissa Valdez - Directrice du Credit Management, Proman USA

Pourquoi Proman a choisi My DSO Manager

L'histoire entre Proman et My DSO Manager n'a pas commencé par un processus classique de sélection d'un logiciel, mais à la suite d'une acquisition. Lorsque Proman a acquis PeopleShare en 2023, une partie de l'entreprise utilisait déjà My DSO Manager pour piloter ses activités de recouvrement.

Plutôt que de remplacer la solution, la direction credit de Proman a évalué sa capacité à accompagner l'ensemble de l'organisation. L'équipe a identifié l'opportunité de mettre en place une plateforme commune de Credit Management, capable de soutenir les futures acquisitions tout en s'intégrant aux environnements ERP et aux processus financiers existants.

Une fonctionnalité s'est rapidement démarquée : la visibilité. Au lieu de s'appuyer sur de multiples tableaux Excel, des notes dispersées et des reportings manuels, l'équipe credit pouvait accéder à une vision consolidée des éléments suivants :

• Comptes et soldes clients
• Actions et priorités de recouvrement
• Promesses de paiement
• Historique des échanges avec les clients
• Informations relatives au risque et à l'assurance-credit
• Reportings opérationnels et de Direction

« La Direction peut voir précisément ce qui se passe, client par client et dossier par dossier. Si une personne est absente, un autre chargé de recouvrement peut immédiatement reprendre le dossier là où il en était. »

Melissa Valdez - Directrice du Credit Management, Proman USA

D'une réussite locale à un standard Credit à l'échelle de l'entreprise

Plutôt que de considérer My DSO Manager comme une solution réservée à une seule entreprise acquise, Proman l'a intégré à sa stratégie globale de transformation. La plateforme est devenue la couche opérationnelle reliant les équipes, les processus et les reportings au sein de l'organisation credit.

Son rôle consiste notamment à :

• Standardiser les workflows de recouvrement
• Prioriser les actions en fonction du risque client
• Centraliser l'historique du recouvrement
• Améliorer les reportings de pilotage
• Favoriser la collaboration entre les différents services
• Préparer l'organisation aux futures acquisitions

Cette approche permet à Proman d'harmoniser ses opérations sans contraindre chaque entreprise acquise à abandonner les pratiques locales qui fonctionnent. L'expertise locale est préservée, tandis que la gouvernance est standardisée.

Accompagner la croissance sans accroître la complexité opérationnelle

Chaque acquisition apporte de nouveaux clients, de nouvelles factures, de nouveaux chargés de recouvrement, de nouveaux environnements ERP et de nouvelles exigences de reporting. Sans automatisation, la complexité opérationnelle peut augmenter plus rapidement que les effectifs.

Proman souhaitait que la technologie absorbe cette complexité afin que ses professionnels du Credit Management puissent rester concentrés sur les tâches à forte valeur ajoutée. Au lieu de passer des heures à préparer des tableaux Excel ou à organiser manuellement leurs listes de tâches, les chargés de recouvrement disposent d'actions priorisées selon les règles de gestion et le niveau de risque client.

Les tâches administratives récurrentes sont réduites, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur les échanges avec les clients, la collaboration interne et la résolution des litiges.

« L'automatisation permet à nos chargés de recouvrement de passer moins de temps à extraire et préparer des tableaux Excel, et davantage à échanger avec les clients et les autres services. »

Melissa Valdez - Directrice du Credit Management, Proman USA

Intégrer l'assurance-credit Allianz Trade aux opérations quotidiennes

L'une des exigences les plus spécifiques de Proman concernait l'intégration de l'assurance-credit Allianz Trade. Environ les trois quarts du poste clients de Proman sont couverts par une assurance-credit, ce qui fait du respect des conditions de la police et du suivi des risques des processus métier critiques.

Historiquement, le suivi des garanties d'assurance nécessitait un travail manuel important. Les chargés de recouvrement devaient consulter les documents contractuels, contrôler individuellement les encours garantis et veiller au respect des obligations déclaratives.

My DSO Manager a transformé ce processus grâce à une intégration directe avec Allianz Trade. Les informations d'assurance actualisées sont synchronisées chaque jour dans la plateforme, offrant une visibilité immédiate sur :

• Scores de solvabilité des clients
• Encours autorisés
• Évolutions des garanties
• Alertes d'assurance-credit
• Évolution du risque

Au lieu de contrôler manuellement chaque dossier client, l'équipe peut identifier immédiatement les évolutions et agir de manière proactive. Lorsqu'une garantie évolue, l'équipe credit peut se coordonner avec Allianz Trade, les équipes Commerciales et les clients avant que la situation ne se transforme en exposition financière.

Résultats : une organisation credit standardisée, visible et évolutive

My DSO Manager est devenu l'espace de travail central des opérations credit de Proman USA. Les chargés de recouvrement pilotent désormais leurs activités quotidiennes dans un environnement partagé regroupant les soldes clients, les promesses de paiement, les commentaires de recouvrement, l'historique des échanges, les priorités, les tableaux de bord et les indicateurs de performance.

Les bénéfices opérationnels obtenus incluent :

• Des processus de Credit Management et de recouvrement standardisés dans plusieurs entreprises acquises
• Des workflows de recouvrement automatisés et un suivi automatisé des paiements
• Une visibilité en temps réel sur le poste clients pour les équipes opérationnelles et la Direction
• Une gestion intégrée de l'assurance-credit Allianz Trade
• Une meilleure collaboration entre les équipes credit, Commerciales, Paie, Finance et Opérations
• Une continuité opérationnelle renforcée lors des changements de périmètre ou en cas d'absence d'un membre de l'équipe
• Une plateforme évolutive capable d'accompagner les futures acquisitions

Les informations étant partagées au sein de l'équipe, un autre chargé de recouvrement peut comprendre immédiatement la situation d'un client sans devoir reconstituer les échanges précédents à partir d'e-mails ou de tableaux Excel. Cette visibilité partagée réduit les délais et améliore la cohérence des interactions avec les clients.

Une solution pensée pour les équipes, et pas seulement pour les processus

Bien que l'automatisation ait constitué un objectif majeur, Proman n'a jamais considéré la technologie comme un substitut aux chargés de recouvrement expérimentés. Elle a été mise en place pour renforcer la dimension humaine du Credit Management.

La suppression des tâches administratives répétitives permet aux chargés de recouvrement de consacrer davantage de temps à la compréhension des litiges, à la collaboration avec les interlocuteurs internes, à une communication proactive et au renforcement de la relation client.

« Nous ne cherchons pas à perdre la dimension humaine. L'automatisation nous donne le temps de construire des relations avec nos clients et nos équipes internes. »

Melissa Valdez - Directrice du Credit Management, Proman USA

Un déploiement fondé sur la collaboration

Le déploiement est allé bien au-delà du simple paramétrage du logiciel. Il s'est transformé en un véritable travail collaboratif entre les utilisateurs opérationnels de Proman et les experts produit de My DSO Manager.

Plusieurs besoins spécifiques à Proman, notamment la prise en charge des calendriers comptables américains et l'amélioration du connecteur Allianz Trade, ont été intégrés au cours du déploiement. Plutôt que de contraindre Proman à s'adapter aux limites du logiciel, l'équipe projet a travaillé aux côtés des utilisateurs afin que la plateforme réponde aux réalités opérationnelles.

1. 1 Construire un cadre opérationnel commun : standardiser la gouvernance, les workflows, la visibilité sur le risque client et le reporting, tout en préservant les pratiques locales pertinentes.
2. 2 Adapter la plateforme aux exigences américaines : prendre en charge les calendriers comptables locaux et renforcer le connecteur Allianz Trade grâce à une collaboration étroite entre les équipes opérationnelles et produit.

Cette approche collaborative a accéléré l'adoption de la solution et permis de développer des améliorations dont ont ensuite bénéficié d'autres clients My DSO Manager en Amérique du Nord.

---