Comment Hubency automatise ses relances et réduit de moitié ses retards à plus de 60 jours

Le contexte : un cabinet de conseil au service de plus de 4 000 sites clients

Hubency est un cabinet de conseil et intégrateur indépendant spécialisé dans la gestion déléguée des déchets. L'entreprise accompagne plus de 4 000 sites clients en France avec des solutions sur-mesure visant à réduire l'empreinte carbone et optimiser la valorisation des déchets. Son portefeuille se caractérise par une grande diversité de profils clients et de statuts juridiques, ce qui complexifie fortement le pilotage du poste client à grande échelle.

Le problème : un recouvrement multi-profils ingérable avec Excel et Sage 100

La diversité des profils clients et des modalités de relance rendait le pilotage particulièrement complexe. L'organisation devait notamment faire face à :

• Une large variété de typologies clients nécessitant des scénarios de relance personnalisés
• Un processus de facturation long et sensible, impactant directement le calcul du DSO
• Des traitements manuels via Excel et email, rendant toute relance en masse quasi impossible
• Une configuration ERP (Sage 100) peu adaptée à une gestion centralisée des actions de relance

« Il était impossible de relancer en une fois tous les clients d'un même type. C'était une vraie limite. »

Vincent Bayle - Directeur financier, Hubency

La solution : huit logiciels comparés, des scénarios de relance automatisés par profil client

Face à ces difficultés, Hubency a lancé une évaluation approfondie du marché, comparant huit solutions logicielles avant de retenir My DSO Manager. Le choix s'est appuyé sur plusieurs avantages concrets :

• Adaptabilité : la plateforme a permis de reproduire fidèlement la structure client existante, avec une logique de classification et de scénarios de suivi automatisés sur-mesure
• Facilité d'utilisation : prise en main rapide, y compris pour les équipes peu familières avec ce type d'outils
• Automatisation : remplacement des emails manuels par des actions de relance industrialisées, adaptées à chaque profil client
• Accompagnement : disponibilité et expertise du chef de projet, particulièrement appréciées par les équipes

Les tableaux de bord et fonctionnalités analytiques ont également été explorés avec l'équipe support, avec un fort potentiel d'usage en réunions de suivi du risque client ou en coordination avec les équipes commerciales.

« On a immédiatement vu l'intérêt : pouvoir lancer des relances en masse, de façon structurée. Rien que ça, ça a transformé notre manière de travailler. »

Vincent Bayle - Directeur financier, Hubency

Les résultats : des retards de paiement à plus de 60 jours divisés par deux

Le déploiement s'est déroulé de manière fluide, malgré quelques ajustements nécessaires autour de Sage 100. My DSO Manager a apporté un accompagnement constant, et la solution a parfaitement répondu aux attentes, tant sur le plan fonctionnel que sur l'expérience utilisateur.

« C'est une des rares fois où un projet se passe exactement comme prévu. L'équipe connaît parfaitement son outil et sait l'adapter à nos besoins. »

Vincent Bayle - Directeur financier, Hubency

Peu de temps après le déploiement, Hubency a observé des gains significatifs, à la fois sur le plan organisationnel et opérationnel. Les équipes ont constaté une réduction notable des tâches manuelles, une catégorisation professionnalisée des litiges et incidents de paiement donnant une meilleure lisibilité sur l'état du portefeuille client, et une nette amélioration de la qualité des données :

• Chaque client est désormais associé à un scénario de suivi adapté
• Un interlocuteur dédié est identifié pour chaque relance
• La communication entre les équipes finance et commerce s'est renforcée

Depuis fin décembre 2024, Hubency a constaté une réduction significative des créances en retard de plus de 60 jours, passant de 2,2 millions à 1,2 million d'euros fin avril. Ce progrès traduit à la fois une récupération de cash sur les anciennes créances et une meilleure maîtrise du risque client sur les nouvelles, désormais anticipées et traitées plus rapidement.

Feuille de route : une transformation digitale qui se poursuit

Hubency poursuit sa transformation digitale. L'entreprise prévoit de maintenir l'intégration de My DSO Manager avec Sage, et d'activer des connexions avec Salesforce, Dun & Bradstreet, Coface, Creditsafe, etc.

« Aujourd'hui, nous avons activé les fonctionnalités essentielles, et il est clair que la plateforme offre encore un large potentiel à explorer. »

Vincent Bayle - Directeur financier, Hubency

L'équipe envisage aussi d'intensifier l'utilisation des tableaux de bord et du portail interactif client, qui permet une communication plus fluide et une résolution plus rapide des litiges.

« Avec My DSO Manager, ce qui a été promis a été tenu. L'équipe est disponible, connaît parfaitement son outil, et sait s'adapter. C'est une vraie valeur ajoutée. »

Vincent Bayle - Directeur financier, Hubency