Comment Altyn accélère ses encaissements et industrialise son recouvrement multi-entités

Le contexte : une croissance rapide face à la complexité du secteur public et du multi-entités

Altyn conçoit et met en œuvre des programmes d'efficacité énergétique pour les bâtiments. Avec son expansion organique et via acquisitions, le groupe devait financer sa croissance tout en gardant un contrôle strict sur le cash et les risques.

Deux réalités structurelles ont façonné ces enjeux :

• La complexité du secteur public : dans de nombreux projets, les paiements sont gérés par des interlocuteurs décentralisés (acheteur, chef de projet, comptabilité, trésorerie). Les relances mono-contact étaient donc inefficaces.
• La croissance multi-entités : nouvelles filiales, nouveaux outils, volumes de factures en hausse. Il fallait des processus reproductibles et des KPIs cohérents, sans multiplier les effectifs ni les fichiers Excel.

La situation avant My DSO Manager : relances mono-contact et reporting manuel

Avec la croissance du groupe, plusieurs limites freinaient la performance du recouvrement. Les principaux symptômes opérationnels:

• Reporting manuel chronophage: préparer une balance âgée pouvait prendre une demi-journée avant toute action
• Relances mono-contact inefficaces face à des paiements gérés par plusieurs interlocuteurs
• Difficulté à suivre les retards et les litiges à travers plusieurs entités et équipes
• Visibilité limitée pour les non-spécialistes du credit management (commerciaux, directeurs de projet), pourtant indispensables pour collaborer sur le risque et le cash
• Besoin de processus reproductibles et de KPIs cohérents, sans multiplier les effectifs

Choisir un logiciel de recouvrement : trois éditeurs comparés, trois critères décisifs

Pour sélectionner son futur logiciel de gestion du poste client, le Groupe Altyn a comparé trois éditeurs et a retenu My DSO Manager pour trois critères décisifs :

• Logiciel adapté au credit management et au recouvrement : notamment la relance multi-contact essentielle dans les projets publics
• Excellent rapport valeur/prix : Equilibre optimal entre coût, fonctionnalités et évolutivité
• Rapidité et simplicité : Mise en place rapide, utilisation intuitive et formation fluide et efficace

« L'outil est intuitif et agréable. Les nouveaux arrivants le prennent en main en quelques minutes avec un onboarding interne léger. »

Cédric Grondin - Credit Manager, Altyn

« Côté IT/Finance, les interfaces sont rapides et souples. Nous avons été conseillés à chaque étape sur les données réellement utiles. »

Marie-Charlotte Leclaire - Cheffe de projets fonctionnels SI Finance, Altyn

Déploiement : une extension progressive, entité après entité

Le déploiement s'est organisé de façon progressive, en deux temps :

1. 1 Lancement sur ALTEREA: le projet a démarré avec cette filiale du pôle ingénierie et conseil du groupe Altyn, afin de prouver la valeur sur un périmètre restreint
2. 2 Extension progressive aux autres sociétés du groupe, en réutilisant les mappings et les bonnes pratiques capitalisées

Un système d'information en pleine évolution. Durant cette période, le groupe Altyn est passé d'EBP Compta à une suite comptable de niveau supérieur (SAGE FRP1000) et a construit des interfaces (achats, ventes, recouvrement) avec son équipe Data interne. Les APIs et la structure de données de My DSO Manager ont soutenu ces transitions sans rupture.

Un time-to-value qui s'améliore à chaque étape. Chaque nouvelle entité a été intégrée plus vite que la précédente, grâce à la réutilisation des mappings et aux bonnes pratiques capitalisées.

Comment Altyn utilise My DSO Manager au quotidien

L'adoption de My DSO Manager par ses utilisateurs

• Les équipes au-delà du recouvrement (ADV/facturation, chefs de projet) se connectent désormais régulièrement pour suivre les statuts et les actions.
• Les commerciaux et opérationnels apprécient la transparence en temps réel et la possibilité d'intervenir lors des escalades.
• L'outil s'est révélé un levier RH : un environnement moderne facilite l'intégration et contribue à la rétention.

Un mode opératoire de recouvrement adapté au secteur public

• Les relances multi-contacts ciblent la bonne personne au bon moment (acheteur, chef de projet, comptabilité, trésorerie), en conciliant fermeté et préservation de la relation
• L'automatisation par scénarios maintient le suivi des actions tout en laissant place aux décisions humaines : pause, personnalisation, escalade

Une collaboration facilitée avec les clients

• Des portails interactifs offrent une vision en temps réel des comptes, la possibilité de télécharger les factures et un espace sécurisé pour répondre ou commenter
• Tous les échanges (e-mails, appels, relances) sont centralisés et horodatés : une source unique et fiable d'information

Collaboration interne boostée

• Les commerciaux et directeurs de projets reçoivent des copies ou alertes pertinentes selon les étapes du scénario ; ils participent aux revues mensuelles des risques sur la base de données partagées et exploitables.
• Equipes Credit, ADV et opérations travaillent sur les mêmes tableaux de bord, réduisant les allers-retours et accélérant les cycles de décision

Un reporting piloté par un panier d'indicateurs

• L'équipe suit un panier d'indicateurs plutôt qu'un seul KPI : DSO, taux global d'impayés, encours > 60 jours, volume de litiges et qualification des retards
• Des vues par entité et consolidées permettent de hiérarchiser les priorités et d'allouer les ressources lors de l'intégration de nouvelles filiales

« Nous ne nous fions pas à un seul indicateur. La combinaison des mesures et le fait de les voir instantanément, nous aide à prendre la bonne décision au bon moment. »

Cédric Grondin - Credit Manager, Altyn

Résultats : gains de productivité, meilleur contrôle du cash et scalabilité

Après 5 ans de collaboration, les résultats sont visibles sur quatre dimensions : la productivité des équipes, la maîtrise du cash et du risque client, la capacité à grandir sans effectif supplémentaire et l'attractivité RH.

Productivité immédiate

• Une balance âgée prenait une demi-journée à produire ; elle est aujourd'hui disponible instantanément
• La plupart des reportings manuels ont disparu : My DSO Manager est devenu la référence

Meilleure maîtrise du cash et du risque

• Suivi quotidien du DSO et des retards, avec drill-down par entité, client et cause (litiges inclus)
• Workflows scénarisés et personnalisation ciblée : plus d'efficacité, tout en préservant la relation client

Scalabilité sans effectif supplémentaire

• Malgré l'augmentation du volume de factures et du nombre de filiales, aucune hausse d'effectifs dédiée à la production de reporting ou aux relances manuelles
• L'intégration de nouvelles filiales est chaque fois plus rapide, grâce à des modèles de paramétrage réutilisables et des modes opératoires éprouvés

Attractivité RH

• Un outil moderne et intuitif, qui réduit le temps de formation et améliore la satisfaction au poste client

« Les collègues comparent leur ancien quotidien manuel aux flux actuels, semi-automatisés ou totalement automatisés, et constatent un gain considérable. L'outil les accompagne tout en laissant place au discernement. »

Cédric Grondin - Credit Manager, Altyn

Les points forts de My DSO Manager selon Altyn

• Convivialité et souplesse pour les équipes opérationnelles
• Intégrations rapides et adaptables (APIs, mappings de données)
• Support client de haute qualité, réactif et proactif

« Nous n'ouvrons quasiment aucun ticket support sur My DSO Manager. C'est fiable, SaaS, et sans bug au quotidien. »

Marie-Charlotte Leclaire - Cheffe de projets fonctionnels SI Finance, Altyn

« Au-delà de la réactivité, l'équipe est proactive et propose des améliorations et les livre rapidement. »

Marie-Charlotte Leclaire - Cheffe de projets fonctionnels SI Finance, Altyn

Les conseils d'Altyn aux entreprises qui envisagent la démarche

1. 1 Commencer là où l'enjeu est le plus fort : Altyn a démarré avec son entité phare, prouvé la valeur, puis étendu la solution
2. 2 Tenir compte des spécificités du secteur public : la relance multi-contacts est indispensable lorsque l'acheteur, le chef de projet et le payeur sont des personnes distinctes
3. 3 Automatiser avec discernement : les scénarios apportent l'échelle, mais il faut garder la main pour personnaliser
4. 4 En faire l'outil de tous : impliquer la facturation/ADV, les commerciaux et les directeurs de projet grâce à une visibilité par rôle et des règles de collaboration claires
5. 5 Mesurer un panier de KPIs : le DSO seul n'est pas suffisant, il doit être complété par le suivi de l'échu, des litiges et des promesses de paiement

Feuille de route : un produit qui évolue sans casser l'existant

Le groupe Altyn poursuit son développement avec un outil qui grandit avec lui, sans remettre en cause les paramétrages et les processus déjà en place.

« Le produit évolue sans casser l'existant. C'est rare et essentiel quand on grandit et qu'on standardise sur plusieurs entités. »

Cédric Grondin - Credit Manager, Altyn

Avec My DSO Manager, le groupe Altyn démontre qu'une stratégie de recouvrement modernisée et collaborative peut soutenir une croissance rapide et durable, tout en sécurisant le cash et en engageant l'ensemble des équipes.