Il est possible d'intégrer dans votre plateforme My DSO Manager les réponses de vos clients par email.

Cette fonctionnalité a pour objectif d'augmenter l'intégration des échanges avec vos clients. Elle est complémentaire à l'email interactif et à l'insertion et le traitement des retours clients via la page interactive.

L'ajout des réponses clients par email permet un meilleur traitement de chaque réponse et de ne perdre aucune information grâce à une historisation exhaustive de ces échanges dans votre plateforme.

Comment activer la fonctionnalité de capture des emails ?

C'est très simple, il suffit pour cela de nous en faire la demande.
Cette option peut être activée sur une simple demande de l'Administrateur de votre plateforme, par exemple en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Contactez-nous pour activer MAIA emails !

Cette fonctionnalité est incluse dans votre abonnement à My DSO Manager et ne génère aucune implication technique du côté de votre service informatique.

Fonctionnement de la capture des emails clients

• Une fois activée sur votre plateforme My DSO Manager, cette fonctionnalité peut être activée, ou désactivée, sur chacune de vos fiches clients. Tout comme les autres paramétrages de la fiche client (affectation du chargé de recouvrement, du scénario de relance, activation des pénalités de retard, etc.), celui-ci peut s'effectuer manuellement à l'unité ou en masse suite à une recherche client, ou dynamiquement avec IA Search & Assign.
   
• Chaque fiche client dispose d'une adresse email unique. Il est possible de visualiser cette adresse dans la fiche client :
  
  
  
  Exemple d'adresse email : capture.mycompany.1.m1hi7wxyl2o9g0vz@reply.mydsomanager.com
   
• Chaque email envoyé à vos clients intègre désormais cette adresse email en copie. Dès lors que votre client répond « à tous » et / ou conserve cette adresse email dans son email de réponse, celui-ci est automatiquement intégré dans My DSO Manager dans un délai de quelques minutes.
   
Pour éviter de traiter deux fois le même email (dans My DSO Manager et dans votre boîte mail), créez une règle dans votre messagerie.
Cette règle doit déplacer automatiquement, dans un dossier spécifique, tous les emails reçus avec l'adresse « capture.xxxxx » en copie (où xxxxx correspond au nom de votre entreprise, par exemple « capture.mycompany » dans l'exemple ci-dessus).
De cette façon, votre boîte de réception principale ne contiendra que les réponses des clients qui ne sont pas déjà enregistrées dans My DSO Manager.
Pour en savoir plus :
«Gmail - Créer des filtres pour vos emails. (Google)»
«Outlook sur le web (Microsoft 365 / Outlook.com) - Gérer les messages à l'aide des règles. (Microsoft)»
«Outlook pour Windows (application classique) - Configurer des règles. (Microsoft)»
«Thunderbird - Organiser vos messages avec des filtres. (Mozilla)»
«iCloud Mail (web) - Configurer des règles de filtrage.»
• Les réponses par emails des clients sont traitées par notre IA générative MAIA afin d'en conserver uniquement l'essentiel pour les chargé(e)s de recouvrement. Elles sont visibles dans l'agenda de relance, onglet "Réponses & commentaires" et dans la fiche client, de la même manière que les commentaires interactifs clients :
  
  
  
  
  Il est possible de valider cette réponse et de qualifier les pièces (factures, avoirs, etc.) correspondantes, de simplement sauvegarder l'email, ou de le supprimer s'il n'est pas utile.
  
  
  Il est possible de faire plusieurs qualifications successives en fonction du contenu de la réponse qui peut concerner plusieurs situations (promesse de règlement, litige, etc.). En cliquant sur le bouton Valider, et non Valider + Terminer l'action lors de l'étape #3, My DSO Manager vous propose de qualifier d'autres pièces du compte client :
  
  
  
  
• Chaque réponse est historisée dans l'onglet « Historique » de la fiche client, dans l'historique des réponses :
  
  
  
  
  
  Les pièces jointes éventuelles ne sont pas intégrées. Une information précise le nombre de pièces jointes de l'email d'origine et vous invite à les consulter sur votre messagerie.
  
  
  
  
  
  
  Ce mode de fonctionnement permet d'attribuer sans aucun doute possible un email reçu au bon client. Cependant, la bonne réception dans My DSO Manager de l'email de réponse nécessite que votre client conserve l'adresse email unique dans sa réponse en cliquant sur « Répondre à tous ».
  
  Il peut être pertinent de l'inciter à le faire en ajoutant une mention dans vos emails de relance de type "Nous vous remercions de conserver dans votre réponse l'adresse email #client_account_email pour un traitement rapide de votre réponse". La balise "#client_account_email" permet d'afficher dynamiquement l'adresse email de chaque client.
  
  
  Un email n'a pas été intégré dans My DSO Manager mais vous l'avez reçu dans votre boîte mails professionnelle ? Il est possible de le transférer en l'adressant simplement à l'email unique de votre client que vous pouvez copier à partir de la fiche client. Cela permet d'envoyer et d'historiser dans My DSO Manager tout email utile, en provenance par exemple d'un commercial ou tout autre acteur de la relation commerciale.