Comment gérer les affectations automatiques ?

La fonctionnalité Gérer les affectations automatiques vous permet de définir des actions d'affectations automatiques à divers niveaux :

• Attribution des Groupes clients
• Affectation des Scénarios de relance
• Répartition des portefeuilles des Chargés de recouvrement
• Associer des collaborateurs à vos clients
• Activer, ou désactiver, certaines options : l'email interactif, les pénalités de retard et les indemnités forfaitaires

Comment procéder afin d'automatiser l'ensemble de ces tâches ?

I. Définir les critères

La première étape est de définir les critères qui seront à considérer pour réaliser ces affectations.
Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Recherche :


Réalisez ensuite une recherche en intégrant les éléments à considérer pour effectuer les diverses affectations.
Ici, par exemple, nous allons sélectionner les clients du pays France afin de pouvoir effectuer certaines affectations :


Enfin, enregistrez la recherche en question en lui attribuant un nom :

Cette recherche nous permettra d'utiliser les critères enregistrés pour réaliser notre paramétrage.

II. Paramétrer l'automate

Passons maintenant au paramétrage des automatismes !
Rendez-vous sous la rubrique Admin, Gérer les affectations automatiques :


Au niveau de cette vue, nous allons paramétrer les automatismes souhaités :

• Sélectionnez quel attribut vous souhaitez automatiser : Groupes, Scénario, Chargé de recouvrement, ...
• Cliquez sur + Ajouter afin de créer votre propre règle de gestion :

• À travers la fenêtre pop-up, sélectionnez dans les listes déroulantes :
  → L'affectation à réaliser : quel scénario, quel collaborateur, ... doit être affecté.
  → La recherche enregistrée permettant de réaliser l'affectation.
• Déterminez de quelle manière s'exécute la tâche :
  → Exécution automatique : le traitement aura lieu suite à l'import des données.
  → Restreindre l'affectation aux nouveaux clients : uniquement, les nouveaux clients créés via l'import se verront mis à jour.
  Cette option n'est pas fonctionnelle lors d'un traitement manuel.
• Enfin, cliquez sur Enregistrer :

Vous pouvez immédiatement mettre en application la règle d'affectation en sélectionnant « Exécuter la séquence automatique », si l'automatisme a été paramétré.
Dans le cas où l'exécution serait paramétrée manuellement, il faudra lancer cette dernière en cliquant sur le logo !



Lorsque les informations sont traitées par l'affectation automatique, vous disposerez du logo au niveau des attributs présents dans la fiche client :

Attention aux enchaînements d'actions !

Cette fonctionnalité offre des possibilités d'affectation innombrables.
Suite à paramétrage de vos premières règles, vous constaterez qu'un ordre est établi selon l'ordre de création :



Cet ordre n'est pas anodin et correspond à l'ordre d'exécution des diverses actions programmées :

• Lorsque l'exécution est automatique, les clients dont l'attribution a été réalisée lors de la première tâche ne seront pas traités dans les suivantes.
• Lorsque l'exécution est manuelle, tous les clients seront réexaminés et retraités s'ils répondent aux critères, sans tenir compte d'une précédente affectation.

Autre point à garder à l'esprit : cette fonctionnalité permet de réaliser des affectations.
S'il est nécessaire de désassocier un groupe ou un collaborateur du client, cette action doit être réalisée à partir :

• de la fiche client
• de l'onglet Recherche pour des actions en masse
Pour plus d'information :
Comment associer un collègue à vos clients ?
Qu'est-ce qu'un Groupe et comment l'affecter à vos clients ?

Contactez-nous pour activer cette fonctinnalité avançée !