Comment Mettre en œuvre sa stratégie de démarrage avec l'IA Search & Assign

Le projet technique de mise en place de My DSO Manager est réalisé. Les données clients et comptables sont synchronisées une ou plusieurs fois par jour entre les systèmes de votre entreprise et votre plateforme. Le connecteur avec la Gestion Electronique des Documents (GED) permet de récupérer les pdf des factures. Les autres connecteurs éventuels, éditique, informations financières, assurance-crédit, solution de paiement en ligne, Chorus PRO, etc. sont également activés sur votre plateforme ?

S'ensuit la formation Administrateurs et Utilisateurs, dont l'objet est de paramétrer votre plateforme sur l'ensemble des aspects fonctionnels ; recouvrement, gestion du risque, portefeuilles, etc. et de former l'ensemble des utilisateurs !

Vient ensuite le démarrage et le Go live qui ont lieu habituellement en dernière partie de formation. A cet instant se pose la question : quelle est la stratégie de démarrage ? C'est-à-dire comment débuter dans My DSO Manager de la manière la plus pertinente, sans être noyé sous un nombre d'actions trop élevé mais également en étant orienté vers les enjeux les plus importants ?

C'est ici que Search & Assign intervient, en permettant de mettre en musique ce subtil équilibre qui amène à la performance, et ce dès les premières heures d'utilisation de My DSO Manager.

Exemple avec la plateforme de démo My Company SAS

Première étape, segmenter le portefeuille de clients en plusieurs parties en créant et sauvegardant des recherches dynamiques : clients stratégiques, clients risqués, clients standard, petits clients et clients avec des retards anciens non qualifiés, à plus de 60 jours dans notre exemple.

Pour My Company SAS, cette segmentation se fait sur la base du montant d'encours pour les trois premières catégories, le score risque et le profil payeur pour la quatrième, et l'ancienneté des créances pour la cinquième. Elle peut également être réalisée et/ou affinée en fonction d'autres informations présentes dans My DSO Manager telles que l'existence d'emails de relance ou non..



Seconde étape, créer un scénario de relance pour chaque catégorie. Dans le cas présent, nous utiliserons le même scénario de relance pour les clients standard et stratégiques, mais avec une variante en fonction de la présence d'un email de contact ou non. Le scénario pour les petits clients sera très automatisé, tandis que celui pour les clients avec des retards anciens ne comportera aucune action afin de ne pas polluer l'agenda. Ces clients qui nécessitent une gestion adaptée sont isolés dans un groupe dédié qu'il est possible de retrouver dans la balance âgée et l'ensemble des rapports en filtrant sur leur groupe.



Troisième étape, paramétrer Search & Assign afin qu'elle affecte dynamiquement en fonction de chaque catégorie de clients le scénario de relance adapté (recouvrement) et le groupe de clients adapté.

Paramétrage de l'affectation des scénarios de relance :



Paramétrage de l'affectation des groupes (ajout des clients correspondant aux critères et suppression de ceux qui n'y correspondent plus) :




Cette approche permet un démarrage pertinent et équilibré sur My Company SAS. Chaque client est géré avec une approche personnalisée et le nombre d'actions à gérer par les chargés de recouvrement est cohérent pour une montée en puissance progressive.

Les deux outils principaux de démarrage sont bien sûr l'agenda de relances et la balance âgées, filtrée sur le groupe « Clients très en retard » pour traiter ces cas prioritaires car avec des créances anciennes.

Stratégie de démarrage avec l'agenda risque

My DSO Manager permet un suivi très précis du risque client, avec de nombreuses informations complémentaires disponibles et à jour dans la plateforme : scoring externe et interne, événements judiciaire, limites de crédit, comportements de paiement, garanties, informations financières, etc.

Associées aux fonctionnalités avancées telles que les workflows de validation, l'agenda risque, les alertes, les connecteurs, le consolidation des risque, etc. , la dimension gestion du risque client, c'est-à-dire la partie préventive du credit management, peut prendre toute sa place.

Cependant, il convient lors du Go live de démarrer progressivement afin de ne pas noyer les utilisateurs sous un nombre d'actions trop important.

Pour cela, il convient de prioriser les actions sur les clients les plus critiques.

Première étape, paramétrer la gestion du risque : alertes encours vs limites de crédit, revues de limites de crédit, alertes forclusion, scoring interne avec la notation crédit et les profils payeurs.



Deuxième étape, identifier les clients risqués via Search & Assign, qui permet de combiner les scores externes et internes, et de les mettre en perspective avec les enjeux : encours, retards de paiement.



Troisième étape, effectuer les actions risque et le suivi des clients du groupe « Clients risqués » en priorité en sélectionnant ce groupe dans l'agenda risque comme dans le rapport risque. Elargir peu à peu la base de clients suivis jusqu'à piloter l'ensemble de la base clients. Retrouvez pour cela notre tutoriel sur l'utilisation de l'agenda risque.

Combinons les approches. Nous avons créé deux groupes de clients : un pour les comptes très en retard, et un autre pour les comptes risqués. Or, l'équipe de credit management de My Company SAS compte parmi ses membres une personne spécialisée sur ces clients à fort enjeu. Nous allons donc utiliser Search & Assign pour que son portefeuille de clients soit alimenté et mis à jour quotidiennement par ces comptes clients qui nécessitent une attention particulière.

Conclusion

Voilà un exemple de stratégie de démarrage progressif, intelligent et automatisé. L'utilisation de l'ensemble des données présentes dans My DSO Manager, et de Search & Assign qui applique vos stratégies en prenant en compte la réalité et l'évolution de votre portefeuille de clients, permet d'allier confort utilisateur et efficacité opérationnelle.

Notre équipe d'experts métier est à votre disposition pour vous accompagner pour mettre en œuvre un approche adaptée à votre entreprise.