Interview de Vincent Bayle, Directeur financier de HUBENCY

LE CHALLENGE :

Hubency est un cabinet de conseil et un intégrateur indépendant spécialisé dans la gestion déléguée des déchets. Acteur reconnu du secteur, l'entreprise accompagne plus de 4 000 sites clients en France avec des solutions sur-mesure visant à réduire l'empreinte carbone et optimiser la valorisation des déchets.
Hubency gère un portefeuille étendu de clients multi-sites. L'entreprise faisait face à de véritables défis structurels liés au suivi des créances. La diversité des profils clients, des statuts juridiques, ainsi que des modalités de relance rendaient le pilotage à grande échelle particulièrement complexe.
L'organisation devait notamment faire face à :

• Une large variété de typologies clients nécessitant des scénarios de relance personnalisés
  
• Un processus de facturation long et sensible, impactant le calcul du DSO
  
• Des traitements manuels via Excel et email, rendant toute relance en masse quasi impossible
• Une configuration ERP (Sage 100) peu adaptée à une gestion centralisée des actions de relance

" Il était impossible de relancer en une fois tous les clients d'un même type -C'était une vraie limite. "

LA SOLUTION :

Face à ces difficultés, Hubency a lancé une évaluation approfondie du marché, en comparant huit solutions logicielles avant de retenir My DSO Manager.
Le choix s'est appuyé sur plusieurs avantages concrets et stratégiques :

• Adaptabilité : La plateforme a permis de reproduire fidèlement la structure client existante, avec une logique de classification et de scénarios de suivi sur mesure.
• Facilité d'utilisation :

  " Même les personnes peu familières avec ce type d'outils ont réussi à le prendre en main rapidement. "

• Automatisation : Dès le lancement, l'équipe a mis en place des scénarios automatisés adaptés à chaque profil client, remplaçant ainsi les emails manuels par des actions industrialisées.
• Accompagnement : La disponibilité et l'expertise du chef de projet ont été particulièrement appréciées :

  " C'est une des rares fois où un projet se passe exactement comme prévu. L'équipe connaît parfaitement son outil et sait l'adapter à nos besoins. "

Les tableaux de bord et fonctionnalités analytiques ont également été explorés avec l'équipe support - avec un fort potentiel pour être utilisés lors de réunions de suivi du risque ou en coordination entre directions, notamment avec les équipes commerciales.

LES RESULTATS :

1. Déroulement de la mise en place :
Même si quelques ajustements internes ont été nécessaires, notamment autour de Sage 100, le déploiement s'est déroulé de manière fluide. My DSO Manager a apporté un accompagnement constant, et la solution a parfaitement répondu aux attentes, tant sur le plan fonctionnel que sur l'expérience utilisateur.

2. Les premiers bénéfices :
Peu de temps après le déploiement, Hubency a observé des gains significatifs, à la fois sur le plan organisationnel et opérationnel.
Les équipes ont constaté une réduction notable des tâches manuelles et ont pu gérer les relances avec plus de fluidité et de réactivité.
La catégorisation des litiges et des incidents de paiement s'est professionnalisée, donnant une meilleure lisibilité sur l'état du portefeuille client.
L'équipe finance a également noté une forte amélioration de la qualité des données :

• Chaque client est désormais associé à un scénario de suivi adapté
  
• Un interlocuteur dédié est identifié pour chaque relance
• La communication entre les équipes finance et commerce s'est renforcée

" On a immédiatement vu l'intérêt : pouvoir lancer des relances en masse, de façon structurée. Rien que ça, ça a transformé notre manière de travailler. "

3. Amélioration des retards de plus 60 jours :
Depuis la fin décembre 2024, Hubency a constaté une réduction significative des créances en retard de plus de 60 jours, passant de 2,2 millions à 1,2 million d'euros fin avril. Ce progrès traduit non seulement une récupération du cash sur les anciennes créances, mais également une meilleure maîtrise sur les nouvelles créances afin d'éviter leur accumulation : les retards prolongés sont désormais anticipés et traités plus rapidement.

4. Perspectives :
Hubency poursuit sa transformation digitale. L'entreprise prévoit de maintenir l'intégration de My DSO Manager avec Sage, et d'activer des connexions avec Salesforce, Dun & Bradstreet, Coface, Creditsafe, etc.

" Aujourd'hui, nous avons activé les fonctionnalités essentielles, et il est clair que la plateforme offre encore un large potentiel à explorer. "

L'équipe envisage aussi d'intensifier l'utilisation des tableaux de bord et du portail interactif client, qui permet une communication plus fluide et une résolution plus rapide des litiges.

5. Conclusion :

" Avec My DSO Manager, ce qui a été promis a été tenu. L'équipe est disponible, connaît parfaitement son outil, et sait s'adapter. C'est une vraie valeur ajoutée. "