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Interview de Jeff Borello, CEO d'Andromeda Technology Solutions

Jeff Borello - CEO
Jeff Borello
CEO
Andromeda Technology Solutions
Pouvez-vous présenter Andromeda Technology Solutions?
Andromeda a été créé pour servir de source unique et experte pour tous les besoins en matière de cloud, de services informatiques quotidiens locaux, de sécurité physique et de connectivité. Nous sommes une ressource incontournable pour les solutions qui permettent la croissance tout en répondant aux besoins des travailleurs à distance, des sites multiples et des clients. Si un fournisseur informatique actuel continue de laisser le client avec les mêmes problèmes récurrents qui ne sont jamais résolus, nous romprons le cycle pause/réparation.

Basés dans le nord-est de l'Illinois aux Etats-Unis, nous proposons des solutions informatiques sécurisées et évolutives depuis plus de 28 ans, soutenues par une passion pour aider les entreprises à réussir. Nous adoptons une approche proactive - et non réactive - pour relever les défis informatiques, et nous ne nous arrêterons pas tant que le travail ne sera pas bien fait.

Pourquoi avoir choisi My DSO Manager ?
Nous avons définitivement regardé d'autres concurrents, je n'ai vraiment rien trouvé qui soit adapté pour une entreprise de taille moyenne, tout ce que j'ai regardé avait des prix excessifs. My DSO Manager était la seule solution que j'ai trouvée qui semblait raisonnable, en termes de prix et de fonctionnalités pour ce que nous recherchions.

C'était 100% économiquement viable. Avant d'utiliser ce logiciel, nous utilisions des rapports de QuickBooks, les intégrions dans des fichiers Excel et les chargés de recouvrement utilisaient des notes et créaient des fichiers chaque mois, faisant des copier-coller, et personne dans l'entreprise avait la visibilité sur ce qui se passait, et chaque fois que j'avais une question sur quelque chose, je devais envoyer un e-mail à la personne concernée et ce n'était pas globalement accessible et pas très organisé en termes de rappels et de suivis. Donc, tout était géré dans des fichiers Excel, il n'y avait aucun système derrière tout cela.

Comment s'est passée la mise en place de My DSO Manager?
Je peux dire que c'était très fluide et facile, j'ai passé du temps avec Jeremy (Chef de projet chez My DSO Manager) environ 3 ou 4 heures pour tout mettre en place. C'était vraiment une mise en œuvre facile car le système est très clair à comprendre. J'ai fait quelques enregistrements d'écrans pendant la mise en œuvre afin que mon équipe de recouvrement puisse comprendre ce qu'elle devait vraiment faire. Donc, la configuration globale était excellente, même si j'y serais probablement arrivé tout seul, mais ces 4 heures avec Jeremy ont été très utiles.

Que diriez-vous de l'accompagnement au quotidien de l'équipe My DSO Manager ?
Oui, je les ai contactés plusieurs fois, que ce soit Jeremy ou quelqu'un d'autre, ils ont été très réactifs, même avec le décalage horaire que nous avons, j'ai obtenu les réponses au moment où je m'y attendais et oui, le support a été formidable.

Quelles améliorations de la performance avez-vous pu constater ?
Je peux certainement vous dire qu'en tant que PDG, j'ai une bien meilleure visibilité, les données sont maintenant disponibles pour moi, pour pouvoir rechercher, voir ce qui se passe, donc je suis capable de faire bouger les choses et de trouver/résoudre des problèmes beaucoup plus rapidement, cela me donne la possibilité d'avoir plus de visibilité et d'actions.

Il y a certaines fonctionnalités que j'adore, par exemple la facilité pour configurer et personnaliser des e-mails automatiques, et le fait que je puisse les piloter dans un agenda d'actions de relance, c'est vraiment génial. Une autre chose est simplement de pouvoir voir la chronologie de où nous en sommes dans le processus de recouvrement et de la suite. La faisabilité de pouvoir mettre en place des alertes multi-critères est très utile. Seulement en regardant les écrans, vous pouvez voir rapidement les clients qui sont en retard et ont besoin d'attention.

Ensuite, la possibilité de transmettre les informations à d'autres personnes impliquées dans le processus de recouvrement. Par exemple, nous pouvons à un moment donné impliquer le commercial en cliquant simplement sur un bouton en lui donnant accès à toutes les informations nécessaires. Il peut également accéder à ses clients via son smartphone.

Autre fonctionnalité très intéressante, la possibilité d'envoyer des relances préventices, c'est à dire avant que les factures n'arrivent à échéance. Beaucoup de clients répondent qu'il leur manque une information ou une validation qu'il est possible de traiter rapidement. Sans cette action précoce nous aurions été informés du problème bien plus tard, probablement après 15 ou 30 jours. Maintenant nous avons tout le temps de régler ce qui doit l'être avant même l'échéance, ce qui accélère mécaniquement le processus de relance.

Avez-vous gagné du temps en comparant votre solution précédente ?
Oui, bien sûr pour notre responsable de recouvrement et son équipe. Toutes les données sont à jour et facilement accessibles sans avoir à créer des fichiers Excel comme le faisait notre comptable auparavant. Nous devions les alimenter puis explorer les commentaires… alors que maintenant, mon équipe a beaucoup plus le temps d'appeler les clients en retard. En général le logiciel fait gagner 10 heures par semaine et par personne, cela pour une équipe de trois personnes. Je peux dire que c'est complètement différent de ce que nous faisions plus tôt.

Qu'attendez-vous de My DSO Manager à l'avenir ?
En ce qui concerne le logiciel, rien ne me vient à l'esprit car il fait exactement ce que je voulais faire. Je n'ai pas écrit mes objectifs lorsque je cherchais un logiciel mais je savais ce que je voulais faire et j'ai trouvé cela dans votre logiciel et c'était exactement ce que j'espérais et il le fait de manière cohérente. Nous n'avons eu aucun problème. Chaque fois que nous avons dû l'utiliser et nous connecter, c'est à dire plusieurs fois par jour, il n'y a eu aucun problème.

Que diriez-vous à une personne qui envisage d'utiliser My DSO Manager ?
Je recommanderais absolument à 100% le logiciel ! Je pense que le processus de recouvrement a besoin d'un système derrière lui, je pense que le logiciel a le mécanisme pour que ce système soit fait de manière cohérente et toujours identique. La cohérence du processus et la visibilité des données pour toute l'équipe sont impressionnantes.

Quel est le point fort de My DSO Manager ?
Il fonctionne au-dessus des attentes !