Comment joindre des fichiers à des pièces ?

Il est possible dans My DSO Manager d'associer à vos pièces des documents liés aux actions de recouvrement et au suivi des créances.
Cela permet d'apporter un meilleur niveau d'information et de partager des éléments avec vos collaborateurs internes ou vos clients.

Comment procéder pour joindre un fichier ?

Il existe plusieurs possibilités pour ajouter vos documents :

Dans l'état de compte sur la fiche client
Lors de la qualification
Dans le détail de la pièce, onglet Fichiers associés
Lors la recherche pièces

Ajouter des fichiers

Dans l'état de compte, et via recherche, sélectionnez les pièces et cliquez sur le bouton Associer des fichiers.
Un fenêtre pop-up s'ouvre vous permettant de sélectionner les fichiers que vous souhaitez associer, simplement en cliquant sur Ajouter un fichier :

Si vous souhaitez associer des documents lors de la qualification ou lors de la consultation du détail d'une pièce, cliquez sur Ajouter un fichier.

Les types de fichiers autorisés sont pdf, docx, xlsx, txt, jpg, png, doc, xls, ppt, pptx, jpeg, msg, eml, zip, xml, 7z et csv (Taille max acceptée de 50Mo).
Pour des raisons de sécurité et protection de notre environnement, les fichiers associés sont stockés six mois après que la pièce ait été soldée.

Suite à la sélection de vos fichiers, My DSO Manager vous propose de renseigner :

Une description du ou des fichiers importés : merci de noter que pour une pièce, un seul et même nom de fichier associé est accepté.
Définir si les documents associés peuvent être accessibles par vos collaborateurs, à partir des emails internes et la page interne interactive, et vos clients à partir des relances réalisées et la page interactive client.

Cliquez ensuite sur Valider afin d'associer les documents à vos pièces.

Un trombone est affiché au niveau des pièces indiquant le nombre de pièces-jointes attachées :

Dans le cas de partage de documents avec des intérlocuteurs externes, veuillez être vigilant aux documents importés et partagés afin de ne pas communiquer d'informations sensibles.

Trouver un fichier

Suite à la réalisation des étapes précédentes, les documents rattachés sont accessibles à partir :

De l'état de compte, en cliquant sur la pièce où les documents ont été associés
Du détail d'une pièce, onglet Fichiers associés
Dans les emails de relance clients et interne, si l'option a été cochée
De la page interactive clients et interne, si l'option a été cochée
De la recherche avancée pièces, en utilisant les critères disponibles listés ci-dessous ou grâce à la recherche multi-critères :

Les liens générés pour le partage des fichiers ont des délais d'expiration gérables par l'Admin principal de la plateforme. Le paramétrage se réalise à partir de l'Admin, Sécuriser mon compte

: Expiration des liens vers votre GED et fichiers associés.

Modifier un fichier

Il est possible de modifier les informations indiquées au niveau d'un document associé, comme la description, les droits de consultation ou simplement procéder à la suppression du document. Pour cela, cliquez sur la référence pièce afin d'accéder aux détails.

Ensuite, cliquez sur l'onglet Fichiers associés et réaliser les modifications souhaitées en cliquant sur l'icône :

Modifier l'accessibilité du fichier, commentaire, .... et pensez à Enregistrer :

Pratique ! En cas d'erreur dans l'envoi, vous pouvez masquer la pièce-jointe en désactivant l'accessibilité de cette dernière à partir de la plateforme. Le document joint ne sera plus accessible après cette action.

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